Ulkoisella sovelluksella luotujen asiakirjojen lähettäminen (Windows)

1. Luo sovelluksella asiakirja, jonka haluat lähettää faksilla.

   Voit lähettääyhdessä faksilähetyksessä enintään 200 mustavalkoista sivua tai 100 värillistä sivua, mukaan lukien kansilehti.

2. Valitse Tiedosto-valikosta Tulosta.

   Sovelluksen Tulostusikkuna tulee näkyviin.

3. Valitse XXXXX (FAX) (jossa XXXXX on käyttämäsi tulostimen nimi) kohdasta Tulostin ja tarkista sitten faksien lähetysasetukset.

   Määritä Kopiomäärä-kohtaan 1. Faksin lähetys ei ehkä onnistu, jos asetat kopiomääräksi 2 tai enemmän.

4. Valitse Tulostimen ominaisuudet tai Ominaisuudet, jos haluat määrittää lisäasetuksia, kuten Paperikoko, Suunta, Väri, Kuvanlaatu tai Merkkitiheys.

   Katso lisätietoja PC-FAX-ohjaimen ohjeesta.

5. Valitse Tulosta.

   Huomautus:

   Kun apuohjelmaa FAX Utility käytetään ensimmäistä kertaa, näkyviin tulee tietojentallennusikkuna. Kirjoita tarvittavat tiedot ja valitse OK.

   Vastaanottajan asetukset -näyttö (FAX Utility) tulee näkyviin.

6. Jos haluat lähettää samassa faksilähetyksessä muita asiakirjoja, valitse Lisää lähetett. asiakirja -valintaruutu.

   Asiakirjojen lisäysnäyttö näytetään napsauttaessasi vaiheessa 10 Seuraava -painiketta.

7. Valitse tarvittaessa Liitä kansilehti -valintaruutu.

8. Valitse vastaanottaja.

   • Vastaanottajan (nimen, faksinumeron tai muun tiedon) valitseminen kohteesta PC-FAX-puhelinluettelo:
     Jos vastaanottaja on tallennettu puhelinluetteloon, toimi seuraavasti.
     Napsauta PC-FAX-puhelinluettelo -välilehteä.
     Valitse vastaanottaja luettelosta ja valitse sitten Lisää.
   • Vastaanottajan (nimen, faksinumeron tai muun tiedon) valitseminen tulostimen yhteystietoluettelosta:
     Jos vastaanottaja on tallennettu tulostimen yhteystietoluetteloon, toimi seuraavasti.
     Napsauta Tulostimen Yhteystiedot -välilehteä.
     Valitse yhteyshenkilöt luettelosta ja valitse Lisää jatkaaksesi Lisää vastaanottaja -ikkunaan.
     Valitse yhteyshenkilöt näytetystä luettelosta ja valitse sitten Muokkaa.
     Lisää tarpeen mukaan henkilötietoja, kuten Yritys/yhtiö ja Puhuttelu, ja valitse sitten OK palataksesi Lisää vastaanottaja -ikkunaan.
     Valitse kohdan Rekisteröi PC-FAX-puhelinluettelo-kohdassa valintaruutu, jos haluat tallentaa yhteystiedot kohteeseen PC-FAX-puhelinluettelo.
     Valitse OK.
   • Vastaanottajan (nimen, faksinumeron tai muun valinnan) määrittäminen suoraan:
     Toimi alla olevien ohjeiden mukaan.
     Napsauta Manuaalinen valinta -välilehteä.
     Syötä tarvittavat tiedot.
     Valitse Lisää.
     Kun napsautat Tallenna puhelinluetteloon, voit lisäksi tallentaa vastaanottajan PC-FAX-puhelinluettelo -välilehdessä olevaan luetteloon.
     Huomautus:

     • Jos tulostimen Linjatyyppi-asetukseksi on valittu PBX ja ulkolinjan valintanumeroksi on suuntanumeron sijaan asetettu risuaita (#), syötä risuaita (#). Lisätietoja on alla olevan Liittyvät tiedot -sivun Perusasetukset-kohdan Linjatyyppi -asetuksessa.

     • Jos olet valinnut valinnan Anna faksinumero kaksi kertaa kohdasta Valinnaiset asetukset FAX Utility -pääikkunasta, sinun on syötettävä sama numero uudelleen napsauttaessasi Lisää tai Seuraava.

   Vastaanottaja lisätään ikkunan yläosassa näkyvään Vastaanottajaluettelo-osaan.

9. Napsauta Lähetysvalinnat -välilehteä ja määritä lähetyksen lisäasetukset.

   • Lähetystila:
     Valitse, miten tulostin lähettää asiakirjan.
     - Muistilähetys: lähettää faksin tallentamalla tiedot väliaikaisesti tulostimen muistiin. Valitse tämä, jos haluat lähettää faksin useille vastaanottajille tai useilta tietokoneilta samanaikaisesti.
     - Suora lähetys: lähettää faksin tallentamatta tietoja väliaikaisesti tulostimen muistiin. Valitse tämä, jos haluat lähettää suuria määriä mustavalkosivuja, välttyäksesi tulostimen puutteellisen muistin aiheuttamalta virheeltä.
   • Aikamääritys:
     Jos haluat lähettää faksin tiettyyn aikaan, valitse Määritä lähetysaika ja syötä aika kohdassa Lähetysaika.

10. Valitse Seuraava.

    • Kun olet valinnut Lisää lähetett. asiakirja -valintaruudun, noudata jäljempänä esitettyjä vaiheita lisätäksesi asiakirjoja Asiakirjan yhdistäminen -ikkunassa.
      Avaa lisättävä asiakirja ja valitse sitten sama tulostin (faksin nimi) Tulosta-ikkunassa. Asiakirja lisätään Yhdistettävä asiakirjaluettelo -luetteloon.
      Tarkista yhdistetty asiakirja napsauttamalla Esikatselu.
      Valitse Seuraava.
      Huomautus:

      Ensimmäiselle asiakirjalle valitsemasi Kuvanlaatu- ja Väri -asetukset lisätään muille asiakirjoille.

    • Kun olet valinnut Liitä kansilehti -valintaruudun, määritä kansilehden sisältö Kansilehti-asetukset -ikkunassa.
      Valitse kansilehti Kansilehti -luettelon malleista. Huomaa, että ohjelmassa ei ole toimintoa oman kansilehden luomista varten eikä luetteloon voi lisätä kansilehtiä.
      Anna Aihe ja Viesti.
      Valitse Seuraava.
      Huomautus:

      Tee seuraavat tarvittaessa Kansilehti-asetukset -ikkunassa.

      • Valitse Kansilehden muotoilu, jos haluat muuttaa kansilehdellä olevien kohteiden järjestystä. Voit myös valita kansilehden koon Paperikoko -kohdassa. Voit myös valita kansilehden kooksi muun kuin lähetettävän asiakirjan sivukoon.

      • Valitse Kirjasin, jos haluat muuttaa kansilehden tekstissä käytettävää fonttia.

      • Valitse Lähettäjän asetukset, jos haluat muuttaa lähettäjän tietoja.

      • Valitse Tarkka esikatselu, jos haluat avata kansilehden esikatselun, jossa myös kirjoittamasi otsikko ja teksti näkyvät.

11. Valitse lähetyksen sisältö ja valitse Lähetä.

    Ennen lähetystä varmista, että vastaanottajan faksinumero ja nimi ovat oikein. Valitse Esikatselu, jos haluat esikatsella kansilehden ja lähetettävän asiakirjan.

12. Jos näkyviin tulee viesti, jossa ilmoitetaan, että käyttäjätunnusta ja salasanaa ei ole annettu, anna ne noudattaen näytössä näkyviä ohjeita.

    • Kysy käyttäjätunnus ja salasana järjestelmänvalvojalta.
    • Viesti tulee näkyviin, jos lähetät faksia tulostimella, jossa faksikäyttö on rajoitettu.
    • Jos valitset viestin vahvistamisen ja OK-napsautuksen jälkeen näkyviin tulevassa ikkunassa Tallenna käyttöoikeuksien valvonta-asetukset -valintaruudun, käyttäjätunnus ja salasana tallennetaan FAX Utility -apuohjelmaan eikä käyttäjätunnusikkuna tule näkyviin seuraavalla kerralla.