ด้วยการเลือกแฟกซ์ผ่านเครื่องพิมพ์จากเมนู พิมพ์ ของแอพพลิเคชันเช่น Microsoft Word หรือ Excel คุณสามารถส่งข้อมูล เช่น เอกสาร แบบวาด และตารางต่างๆ ที่คุณได้สร้างขึ้น ได้โดยตรงพร้อมกับหน้าปก
ตัวอย่าง คำอธิบายต่อไปนี้ใช้ Microsoft Word การทำงานจริงอาจแตกต่างไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแอพพลิเคชันที่คุณใช้ สำหรับรายละเอียด ดูที่ส่วนวิธีใช้ของแอพพลิเคชัน
โดยใช้แอพพลิเคชัน ให้สร้างเอกสารที่จะส่งข้อมูลทางแฟกซ์ขึ้นมา
คลิก พิมพ์ จากเมนู ไฟล์
หน้าต่าง พิมพ์ ของแอพพลิเคชันจะปรากฎขึ้น
เลือก XXXXX (FAX) (โดยที่ XXXXX เป็นชื่อเครื่องพิมพ์ของคุณ) ใน เครื่องพิมพ์ แล้วตรวจสอบการตั้งค่าการส่งแฟกว์
คลิก คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ หรือ คุณสมบัติ หากคุณต้องการระบุ ขนาดกระดาษ, การวางแนว, สี, คุณภาพของภาพ หรือ ความเข้มของตัวอักษร
ดูวิธีใช้ของไดรเวอร์ PC-FAX สำหรับรายละเอียดต่างๆ
คลิกที่ พิมพ์
เมื่อใช้ FAX Utility เป็นครั้งแรก หน้าต่างสำหรับการลงทะเบียนข้อมูลของคุณจะแสดงขึ้น ป้อนข้อมูลที่จำเป็น จากนั้นคลิก ตกลง
หน้าจอ การตั้งค่าผู้รับ ของ FAX Utility จะแสดงขึ้นมา
เมื่อคุณต้องการส่งเอกสารอื่นๆ พร้อมกับการส่งแฟกซ์ครั้งเดียวกัน ให้ลือกกล่องเลือกรายการ เพิ่มเอกสารที่จะส่ง
หน้าจอสำหรับการเพิ่มเอกสารจะแสดงขึ้นมาเมื่อคุณคลิก ถัดไป ในขั้นตอนที่ 9
เลือกกล่องเลือกรายการ แนบใบปะหน้า ตามที่จำเป็น
ระบุผู้รับ
คลิกที่แท็บ สมุดโทรศัพท์ PC-FAX
เลือกผู้รับจากรายการ แล้วคลิก เพิ่ม คลิกที่แท็บ รายชื่อติดต่อบนเครื่องพิมพ์ เลือกผู้ติดต่อจากรายการ แล้วคลิก เพิ่ม เพื่อดำเนินการต่อไปที่หน้าต่าง เพิ่มผู้รับ
เลือกผู้รับจากรายการที่แสดงขึ้น แล้วคลิก แก้ไข
เพิ่มข้อมูลส่วนบุคคล เช่น บริษัท/องค์กร และ คำนำหน้า ตามที่จำเป็น แล้วคลิก ตกลง เพื่อกลับไปที่หน้าต่าง เพิ่มผู้รับ
ถ้าจำเป็น ให้เลือกกล่องเลือกรายการของ ลงทะเบียนในสมุดโทรศัพท์ PC-FAX เพื่อบันทึกผู้ติดต่อไปยัง สมุดโทรศัพท์ PC-FAX
คลิกที่ ตกลง คลิกที่แท็บ โทรด้วยตนเอง ทำการป้อนข้อมูลที่จำเป็น
คลิกที่ เพิ่มหาก ประเภทสาย ของเครื่องพิมพ์ถูกตั้งค่าที่ PBX และรหัสการเข้าถึงถูกตั้งเป็นใช้เครื่องหมายแฮช (#) แทนการป้อนรหัสนำหน้าที่แม่นยำ ให้ป้อน # (แฮช) ดูรายละเอียดได้ที่ ประเภทสาย ใน การตั้งค่าพื้นฐาน จากลิงก์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้านล่าง
หากคุณเลือก ใส่หมายเลขแฟกซ์สองครั้ง ใน การตั้งค่าเพิ่มเติม บนหน้าจอหลักของ FAX Utility ของหน้าจอหลัก คุณจะต้องป้อนหมายเลขเดียวกันอีกครั้งเมื่อคุณคลิกที่ เพิ่ม หรือ ถัดไป
ผู้รับถูกเพิ่มเข้าไปยัง รายการผู้รับ จะปรากฎขึ้นในส่วนบนของหน้าต่าง
คลิก ถัดไป
เปิดเอกสารที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้นเลือกเครื่องพิมพ์เดียวกัน (ชื่อแฟกซ์) ในหน้าต่าง พิมพ์ เอกสารถูกเพิ่มไปยังรายการ รายการเอกสารที่จะผสานรวม คลิก ดูตัวอย่าง เพื่อตรวจดูเอกสารที่ผสานแล้ว
คลิก ถัดไปการตั้งค่า คุณภาพของภาพ และ สี ที่คุณเลือกสำหรับเอกสารแรกจะถูกนำไปใช้กับเอกสารอื่นๆ
เลือกหน้าปกจากตัวอย่างในรายการ ใบปะหน้า โปรดทราบว่า ไม่มีฟังก์ชันในการสร้างแผนหน้าปกแรกเริ่ม หรือเพื่อทำการเพิ่มแผ่นหน้าปกแรกเริ่มไปยังรายการ
ป้อน หัวข้อ และ ข้อความ.
คลิก ถัดไปตั้งค่ารายการต่อไปนี้ตามที่จำเป็นใน การตั้งค่าใบปะหน้า
คลิก การจัดรูปแบบใบปะหน้า หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงลำดับของรายการบนแผ่นหน้าปก คุณสามารถเลือกขนาดแผ่นหน้าปกได้ใน ขนาดกระดาษ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกแผ่นหน้าปกที่ขนาดต่างๆ ให้กับเอกสารที่จะส่งข้อมูลด้วย
คลิก แบบอักษร หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงแบบอักษรสำหรับข้อความบนแผ่นหน้าปก
คลิก การตั้งค่าผู้ส่ง หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ส่ง
คลิก ตัวอย่างแบบละเอียด หากคุณต้องการตรวจสอบแผ่นหน้าปกพร้อมกับหัวข้อและข้อความที่คุณป้อน
ตรวจสอบเนื้อหาของข้อความแล้วคลิก ส่ง
ตรวจให้แน่ใจว่าชื่อและหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับถูกต้องก่อนทำการส่งข้อมูล คลิก ตัวอย่าง เพื่อดูตัวอย่างแผ่นหน้าปก และเอกสารที่จะส่งข้อมูล
เมื่อเริ่มต้นการส่งข้อมูลแล้ว หน้าต่างจะปรากฎขึ้นแสดงสถานะของการส่งข้อมูล
การหยุดการส่งข้อมูล ให้เลือกข้อมูลแล้วคลิก ยกเลิก 
นอกจากนี้คุณยังสามารถยกเลิกโดยใช้แผงควบคุมของเครื่องพิมพ์
หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในระหว่างการส่งข้อมูล หน้าต่าง ข้อผิดพลาดด้านการสื่อสาร จะปรากฎขึ้น ตรวจสอบข้อมูลแจ้งข้อผิดพลาดแล้วส่งข้อมูลใหม่
หน้าจอ ตัวตรวจสอบสถานะแฟกซ์ (หน้าจอที่อธิบายไว้ข้างต้นที่คุณสามารถตรวจดูสถานะการส่งข้อมูลได้) ไม่ปรากฎขึ้น หาก แสดงตัวตรวจสอบสถานะแฟกซ์ระหว่างการรับส่งข้อมูล ไม่ได้เลือกไว้ในหน้าจอ การตั้งค่าเพิ่มเติม ของหน้าจอหลักของ FAX Utility