Genom att välja en skrivare med faxfunktion från menyn Skriv ut i ett program som Microsoft Word eller Excel, kan du direkt överföra data som dokument, ritningar och tabeller som du har skapat, med ett omslag.
Förklaringen nedan använder Microsoft Word som exempel. Den aktuella användningen kan skilja sig åt beroende av programmet som du använder. Mer information finns i programhjälpen.
Genom att använda ett program kan du skapa ett dokument och faxa det.
Klicka på Skriv ut från menyn Arkiv.
Programmets fönster Skriv ut visar sig.
Välj XXXXX (FAX) (där XXXXX är namnet på sin skrivare) i Skrivare, och kontrollera sedan inställningarna för faxsändning.
Klicka på Skrivaregenskaper eller Egenskaper om du vill specificera Pappersstorlek, Orientering, Färg, Bildkvalitet, eller Teckentäthet.
För mer information, se PC-FAX hjälpen till drivrutinen.
Klicka på Skriv ut.
När du använder FAX Utility för första gången, visas ett fönster för registrering av din information. Ange nödvändig information och klicka sedan på OK.
Skärmen Inställningar för Mottagare för FAX Utility visas.
Om du vill skicka andra dokument i samma faxöverföring, välj kryssrutan Lägg t. dok att skicka.
Skärmen för att lägga till dokument visas när du klickar Nästa i steg 9.
Välj kryssrutan Lägg t. ett försättsblad efter behov.
Ange en mottagare.
Klicka på fliken Telefonbok för PC-FAX.
Välj mottagaren från listan och klicka på Lägg till.
Klicka på fliken Kontakter på skrivaren.
Välj kontakter från listan och klicka på Lägg till för att fortsätta till fönstret Lägg till Mottagare.
Välj kontakter i listan som visas och klicka sedan på Redigera.
Lägg till personliga data, såsom Företag och Titel vid behov och klicka sedan på OK för att återgå till fönstret Lägg till Mottagare.
Vid behov markerar du kryssrutan för Registrera i Telefonbok för PC-FAX för att spara kontakter till Telefonbok för PC-FAX.
Klicka på OK.
Klicka på fliken Manuell uppringning.
Ange nödvändig information.
Klicka på Lägg till.
Om skrivarens Linjetyp är inställd till PBX och åtkomstkoden har ställts in till att använda # (fyrkant) i stället för att ange exakt prefixkod, ange # (fyrkant). För information, se Linjetyp i Grundl. inställn. från länken Relaterad information nedan.
Om du har valt Ange faxnumret två gånger i Alternativa inställningar på FAX Utility måste du ange samma nummer igen när du klickar på Lägg till eller Nästa.
Mottagaren läggs till Mottagarlista som visas i den övre delen av fönstret.
Klicka på Nästa.
Öppna ett dokument som du vill lägga till och välj sedan samma skrivare (faxnamn) i fönstret Skriv ut. Dokumentet läggs till i listan Dokumentlista för sammanfogning.
Klicka på Förhandsgranska för att kontrollera det sammanslagna dokumentet.
Klicka på Nästa.
Inställningarna Bildkvalitet och Färg du har valt för det första dokumentet tillämpas på andra dokument.
Välj ett omslagsark från exempel i listan Försättsblad. Observera att det inte finns någon funktion att skapa ett omslag i original eller lägga till ett originalomslag till listan.
Ange Ämne och Meddelande.
Klicka på Nästa.
Ställ in följande efter behov i Inställningar för försättsblad.
Klicka på Formatering av försättsblad om du vill ändra objektets ordning i omslaget. Du kan välja omslagets storlek i Pappersstorlek. Du kan också välja ett omslag med en annan storlek för dokumentet som skickas.
Klicka på Teckensnitt om du vill ändra typsnittet som används i texten på omslaget.
Klicka på Inställningar för Avsändare om du vill ändra sändarens information.
Klicka på Detaljerad förhandsgranskning om du vill kontrollera omslaget efter ämnet och meddelandet du angav.
Kontrollera sändningsinnehållet och klicka på Skicka.
Kontrollera att mottagarens namn och faxnummer stämmer före sändning. Klicka på Förhandsgranskning för att förhandsgranska omslaget och dokumentet som ska skickas.
När sändningen startar, visas ett fönster som visar sändningsstatus.
För att stoppa sändningen, välj data och klicka på Avbryt 
. Du kan också avbryta via skrivarens kontrollpanel.
Om det uppstår ett fel under sändningen visas fönstret Kommunikationsfel. Kontrollera felinformationen och skicka igen.
Fönstret Faxstatusmonitor (fönstret som nämns ovan där du kan kontrollera sändningsstatus) visas inte om Visa faxstatusövervakning vid överföring inte väljs på skärmen Alternativa inställningar för huvudskärmen FAX Utility.