Durch das Auswählen eines Druckerfaxgeräts aus dem Drucken-Menü von Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel lassen sich Daten wie Dokumente, Zeichnungen oder von Ihnen erstellte Tabellen zusammen mit einem Deckblatt direkt versenden.
Die folgende Erläuterung verwendet als Beispiel Microsoft Word. Der tatsächliche Vorgang unterscheidet sich möglicherweise in der von Ihnen genutzten Anwendung. Einzelheiten dazu finden Sie in der Hilfe der betreffenden Anwendung.
Erstellen Sie mit einer Anwendung ein Dokument, das per Fax versendet werden soll.
Klicken Sie im Menü Datei auf die Option Drucken.
Das Fenster Drucken der Anwendung wird angezeigt.
Wählen Sie XXXXX (FAX) (wobei XXXXX für Ihren Druckernamen steht) als Drucker aus, und prüfen Sie dann die Einstellungen für den Faxversand.
Klicken Sie auf Druckereigenschaften oder Eigenschaften, falls Sie Papierformat, Ausrichtung, Farbe, Bildqualität oder Zeichendichte festlegen möchten.
Einzelheiten hierzu finden Sie in der Programmhilfe von PC-FAX.
Klicken Sie auf Drucken.
Beim erstmaligen Gebrauch von FAX Utility wird ein Fenster zur Registrierung Ihrer Angaben angezeigt. Geben Sie die nötigen Informationen ein und klicken Sie auf OK.
Der Bildschirm Empfängereinstellungen des FAX Utility wird angezeigt.
Wenn Sie weitere Dokumente in derselben Faxübertragung senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokum. zum Senden zuf..
Der Bildschirm zum Hinzufügen von Dokumenten wird angezeigt, wenn Sie in Schritt 9 auf Weiter klicken.
Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Deckblatt zufügen.
Geben Sie einen Empfänger an.
Klicken Sie auf die Registerkarte PC-FAX-Telefonbuch.
Wählen Sie den Empfänger aus der Liste und klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte auf Drucker.
Wählen Sie Kontakte aus der Liste aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um zum Fenster Zu Empfänger hinzufügen zu gelangen.
Wählen Sie Empfänger aus der angezeigten Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
Geben Sie persönliche Daten ein, wie Firma/Org. und Titel falls erforderlich, und klicken Sie dann auf OK, um zum Fenster Zu Empfänger hinzufügen zurückzukehren.
Markieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Im PC-FAX-Telefonbuch registrieren, um die Kontakte im PC-FAX-Telefonbuch zu speichern.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf die Registerkarte Manuell wählen.
Geben Sie die nötigen Informationen ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Falls der Leitungstyp Ihres Druckers auf PBX und der Zugangscode auf die Verwendung einer Raute (#) statt des genauen Präfixes eingestellt ist, geben Sie eine Raute (#) ein. Einzelheiten hierzu finden Sie unter Leitungstyp in Grundeinstellungen unter dem nachstehenden Link „Zugehörige Informationen“.
Falls Sie Geben Sie die Faxnummer zweimal ein unter Optionale Einstellungen im Hauptbildschirm von FAX Utility ausgewählt haben, müssen Sie dieselbe Nummer erneut eingeben, wenn Sie auf Hinzufügen oder Weiter klicken.
Der Empfänger wird der Empfängerliste hinzugefügt, die im oberen Bereich des Fensters angezeigt wird.
Klicken Sie auf Weiter.
Öffnen Sie ein Dokument, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann den gleichen Drucker (Faxname) im Fenster Drucken. Das Dokument wird zur Liste Dokumentenliste zum Zusammenfügen hinzugefügt.
Klicken Sie auf Vorschau, um das zusammengeführte Dokument zu überprüfen.
Klicken Sie auf Weiter.
Die Einstellungen Bildqualität und Farbe, die Sie für das erste Dokument gewählt haben, werden auf die anderen Dokumente angewendet.
Wählen Sie ein Deckblatt aus den Mustern in der Liste Deckblatt. Beachten Sie, dass es keine Funktion zum Erstellen eines eigenen Deckblatts oder zum Hinzufügen eines eigenen Deckblatts zu der Liste gibt.
Geben Sie Betreff und Nachricht ein.
Klicken Sie auf Weiter.
Legen Sie Folgendes nach Bedarf unter Deckblatteinstellungen fest.
Klicken Sie auf Deckblatt formatieren, falls Sie die Reihenfolge der Elemente auf dem Deckblatt ändern möchten. Die Größe des Deckblatts lässt sich unter Papierformat auswählen. Es lässt sich auch ein Deckblatt in einem anderen Format als das gesendete Dokument auswählen.
Klicken Sie auf Schriftart, falls Sie die Schriftart für Text auf dem Deckblatt ändern möchten.
Klicken Sie auf Absenderdaten, falls Sie die Absenderangaben ändern möchten.
Klicken Sie auf Detailvorschau, falls Sie das Deckblatt mit Betreff und Ihrer eingegebenen Nachricht überprüfen möchten.
Kontrollieren Sie den Übertragungsinhalt und klicken Sie dann auf Senden.
Achten Sie vor dem Senden darauf, dass der Name und die Faxnummer des Empfängers korrekt sind. Klicken Sie auf Vorschau, um das Deckblatt und das zu sendende Dokument in der Vorschau zu betrachten.
Nach Beginn der Übertragung wird ein Fenster mit dem Übertragungsstatus angezeigt.
Wählen Sie zum Stoppen der Übertragung die Daten aus, und klicken Sie auf Abbrechen 
. Die Übertragung lässt sich auch am Bedienfeld des Druckers abbrechen.
Falls bei der Übertragung ein Fehler auftritt, wird das Fenster Kommunikationsfehler angezeigt. Kontrollieren Sie die Fehlerangaben und wiederholen Sie den Sendevorgang.
Der Bildschirm Fax-Statusmonitor (der oben erwähnte Bildschirm zur Prüfung des Übertragungsstatus) wird nicht angezeigt, wenn Fax-Statusmonitor während der Übertragung anzeigen im Bildschirm Optionale Einstellungen des FAX Utility von Fax-Utility nicht ausgewählt ist.