Gửi tài liệu được tạo bằng một ứng dụng (Windows)

1. Sử dụng một ứng dụng, tạo tài liệu để truyền qua fax.

2. Nhấp vào In từ menu Tệp.

   Cửa sổ In của ứng dụng xuất hiện.

3. Chọn XXXXX (FAX) (XXXXX là tên máy in) trong Máy in, sau đó kiểm tra cài đặt để gửi fax.

   • Chỉ định 1 trong Số bản sao. Fax có thể không được truyền đúng cách nếu bạn chỉ định 2 trở lên.
   • Bạn có thể gửi tối đa 100 trang trong một lần truyền fax.

4. Nhấp Thuộc tính máy in hoặc Thuộc tính nếu bạn muốn chỉ định Paper Size, Orientation, Color, Image Quality, hoặc Character Density.

   Để biết chi tiết, xem mục trợ giúp về trình điều khiển PC-FAX.

5. Nhấp vào In.

   Lưu ý:

   Khi sử dụng FAX Utility trong lần đầu tiên, một cửa sổ đăng ký thông tin của bạn được hiển thị. Nhập thông tin cần thiết và sau đó nhấp vào OK.

   Màn hình Recipient Settings của FAX Utility được hiển thị.

6. Khi bạn muốn gửi các tài liệu khác trong cùng một lần truyền fax, hãy chọn hộp kiểm Add documents to send.

   Màn hình để thêm tài liệu được hiển thị khi bạn nhấp vào Tiếp theo trong bước 9.

7. Chọn hộp kiểm Attach a cover sheet nếu cần.

8. Chỉ định người nhận.

   • Chọn người nhận (tên, số fax, v.v.) từ PC-FAX Phone Book:
     Nếu người nhận được lưu vào danh bạ, thực hiện các bước bên dưới.
     Nhấp vào thẻ PC-FAX Phone Book.
     Chọn người nhận từ danh sách và nhấp vào Add.
   • Chọn người nhận (tên, số fax, v.v) danh bạ trên máy in:
     Nếu người nhận được lưu vào danh bạ trên máy in, thực hiện các bước bên dưới.
     Nhấp vào thẻ Contacts on Printer.
     Chọn các liên hệ từ danh sách và nhấp vào Add để tiếp tục đến cửa sổ Add to Recipient.
     Chọn các liên hệ từ danh sách được hiển thị, và sau đó nhấp vào Edit.
     Thêm dữ liệu cá nhân như Company/Corp. và Title theo yêu cầu và sau đó nhấp vào OK để quay lại cửa số Add to Recipient.
     Nếu cần, chọn hộp kiểm Register in the PC-FAX Phone Book để lưu các liên hệ vào PC-FAX Phone Book.
     Nhấp vào OK.
   • Chỉ định người nhận (tên, số fax, v.v) trực tiếp:
     Thực hiện các bước bên dưới.
     Nhấp vào thẻ Manual Dial.
     Nhập thông tin cần thiết.
     Nhấp vào Add.
     Ngoài ra, khi nhấp vào Save to Phone Book, bạn có thể lưu người nhận vào danh sách trong thẻ PC-FAX Phone Book.
     Lưu ý:

     • Nếu Loại dòng của máy in được đặt thành PBX và mã truy cập đã được đặt để sử dụng # (dấu thăng) thay vì nhập mã tiền tố chính xác, nhập # (dấu thăng). Để biết chi tiết, hãy xem Loại dòng trong Cài đặt cơ bản từ liên kết thông tin có liên quan bên dưới.

     • Nếu bạn đã chọn Enter fax number twice trong Optional Settings trên màn hình chính FAX Utility, bạn cần phải nhập lại cùng số này khi bạn nhấp Add hoặc Tiếp theo.

   Người nhận được thêm vào Recipient List hiển thị trong phần trên của cửa sổ.

9. Nhấp vào Tiếp theo.

   • Khi bạn đã chọn hộp kiểm Add documents to send, làm theo các bước dưới đây để thêm tài liệu trong cửa sổ Document Merging.
     Mở tài liệu bạn muốn thêm và sau đó chọn cùng máy in (tên fax) trong cửa sổ In. Tài liệu được thêm vào danh sách Document List to Merge.
     Nhấp vào Xem trước để kiểm tra tài liệu hợp nhất.
     Nhấp vào Tiếp theo.
     Lưu ý:

     Các cài đặt Image Quality và Color bạn đã chọn cho tài liệu đầu tiên được áp dụng cho các tài liệu khác.

   • Khi bạn đã chọn hộp kiểm Attach a cover sheet, hãy chỉ định nội dung của trang bìa trong cửa sổ Cover Sheet Settings.
     Chọn trang bìa từ các mẫu trong danh sách Cover Sheet. Lưu ý rằng không có chức năng để tạo tờ bìa gốc hoặc để thêm tờ bìa gốc vào danh sách.
     Nhập Subject và Message.
     Nhấp vào Tiếp theo.
     Lưu ý:

     Đặt các tùy chọn sau nếu cần trong Cover Sheet Settings.

     • Nhấp vào Cover Sheet Formatting nếu bạn muốn thay đổi thứ tự các mục trên tờ bìa. Bạn có thể chọn kích thước tờ bìa Paper Size. Bạn cũng có thể chọn tờ bìa ở một kích thước khác cho tài liệu được truyền.

     • Nhấp vào Font nếu bạn muốn thay đổi phông chữ được sử dụng cho văn bản trên tờ bìa.

     • Nhấp vào Sender Settings nếu bạn muốn thay đổi thông tin người gửi.

     • Nhấp vào Detailed Preview nếu bạn muốn kiểm tra tờ bìa với chủ đề và thông điệp bạn đã nhập.

10. Kiểm tra nội dung truyền và nhấp vào Send.

    Đảm bảo tên và số fax của người nhận là chính xác trước khi truyền. Nhấp vào Preview để xem trước tờ bìa và tài liệu sẽ truyền.

    Khi bắt đầu truyền, một cửa sổ hiển thị trạng thái truyền sẽ xuất hiện.

    Lưu ý:

    • Để dừng truyền tải, hãy chọn dữ liệu và nhấp Hủy . Bạn cũng có thể hủy bằng cách sử dụng bảng điều khiển của máy in.

    • Nếu xảy ra lỗi trong khi truyền, cửa sổ Communication error xuất hiện. Kiểm tra thông tin lỗi và truyền lại.

    • Màn hình Fax Status Monitor (màn hình được đề cập ở trên nơi bạn có thể kiểm tra trạng thái truyền) không được hiển thị nếu Display Fax Status Monitor During Transmission không được chọn trong màn hình Optional Settings của màn hình chính FAX Utility.