Al seleccionar un fax de la impresora desde el menú Imprimir de una aplicación como Microsoft Word o Excel, puede transmitir directamente datos, como documentos, dibujos y tablas que haya creado con una portada.
La siguiente explicación utiliza Microsoft Word como ejemplo. El procedimiento real puede variar en función de la aplicación que utilice. Para obtener más información, consulte la ayuda de la aplicación.
Usando la aplicación, cree el documento que desea transmitir por fax.
Seleccione Imprimir en el menú Archivo.
Aparecerá la ventana Imprimir de la aplicación.
Seleccione XXXXX (FAX) (donde XXXXX es el nombre de su impresora) en Impresora y, a continuación, compruebe la configuración de envío de fax.
Haga clic en Propiedades de la impresora o Propiedades si desea especificar el Tamaño papel, la Orientación, el Color, la Calidad imagen o la Densidad carácter.
Para más información, consulte la ayuda del controlador de PC-FAX.
Haga clic en Imprimir.
Al utilizar FAX Utility por primera vez, se muestra una ventana para registrar su información. Introduzca la información necesaria y, a continuación, haga clic en Aceptar. FAX Utility utiliza el Nombre registro para administrar internamente los trabajos de fax. El resto de la información se añade automáticamente a la portada.
Ajustes destinatario se muestra la pantalla de FAX Utility.
Especifique un destinatario y haga clic en Siguiente.
Haga clic en la pestaña Agenda teléfonos PC-FAX.
Seleccione el destinatario de la lista y haga clic en Añadir.
Haga clic en la pestaña Contactos en la impresora.
Seleccione los contactos en la lista y haga clic en Añadir para avanzar a la ventana Agregar a Destinatario.
Seleccione los contactos en la lista que aparece y haga clic en Editar.
Añada datos personales como la Empresa/Corp. y el Título según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para volver a la ventana Agregar a Destinatario.
Si es necesario, seleccione la casilla Registrar en Agenda teléfonos PC-FAX para guardar los contactos en la Agenda teléfonos PC-FAX.
Haga clic en Aceptar.
Haga clic en la pestaña Marcado manual.
Introduzca la información necesaria.
Haga clic en Añadir.
Si el Tipo de línea de la impresora está configurado en PBX y el código de acceso se ha configurado para usar # (almohadilla) en lugar de introducir el prefijo exacto, introduzca # (almohadilla). Para obtener más información, consulte Tipo de línea en el enlace Config. básica de Información relacionada más abajo.
Si ha seleccionado Escriba dos veces el número de fax en Configuración opcional en la pantalla principal de FAX Utility, deberá volver a introducir el mismo número cuando haga clic en Añadir o en Siguiente.
El destinatario se agrega a la Lista destinatarios de la parte superior de la ventana.
Especifique el contenido de la portada.
Para adjuntar una portada, seleccione una de las muestras de Portada. Escriba el Asunto y la Mensaje. Tenga en cuenta que no hay ninguna función para crear una portada original ni para agregar una portada original a la lista.
Si no desea adjuntar una portada, seleccione No hay portada en Portada.
Haga clic en Formato de la portada si desea cambiar el orden de los elementos de la portada. En Tamaño papel puede seleccionar el tamaño de la portada. También puede seleccionar una portada con un tamaño diferente al documento que se está transmitiendo.
Haga clic en Fuente si desea cambiar la fuente o el tamaño de fuente del texto de la portada.
Haga clic en Ajustes remitente si desea cambiar la información del remitente.
Haga clic en Vista prev detalle si desea comprobar el asunto y el mensaje introducidos en la portada.
Haga clic en Siguiente.
Compruebe el contenido de la transmisión y haga clic en Enviar.
Asegúrese de que el nombre y el número de fax del destinatario sean correctos antes de transmitir. Haga clic en Vista previa para ver una vista previa de la portada y del documento que se van a transmitir.
Una vez que se inicia la transmisión, aparece una ventana que muestra el estado de transmisión.
Para detener la transmisión, seleccione los datos y haga clic en Cancelar 
. También puede cancelar utilizando el panel de control de la impresora.
Si se produce un error durante la transmisión, aparece la ventana Error de comunicación de. Compruebe la información del error y vuelva a transmitir.
La pantalla Monitor de estado del fax (la pantalla mencionada anteriormente en la que se puede comprobar el estado de la transmisión) no se muestra si no se ha seleccionado Mostrar Monitor estado de fax durante transmisión en la pantalla Configuración opcional de la pantalla principal de FAX Utility.