با انتخاب نمابر چاپگر از منو چاپ برنامهای مانند Microsoft Word یا Excel، میتوانید دادههایی مانند سند، تصویر و جدول ایجاد شده را با برگه پوشش منتقل کنید.
در توضیحات زیر از برنامه Microsoft Word به عنوان نمونه استفاده شده است. عملکرد واقعی ممکن است بر اساس برنامه مورد استفاده شما متفاوت باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر به راهنمای برنامه مراجعه کنید.
با استفاده از برنامه، سندی برای انتقال با نمابر ایجاد کنید.
بر روی چاپ در منو فایل کلیک کنید.
پنجره چاپ برنامه نمایش داده میشود.
XXXXX (FAX) (XXXXX نام چاپگرتان است) را از قسمت چاپگر انتخاب و سپس تنظیمات ارسال نمابر را بررسی کنید.
با کلیک کردن روی گزینه مشخصات چاپگر یا مشخصات میتوانید Paper Size، Orientation، Color، Image Quality یا Character Density را تعیین کنید.
اطلاعات بیشتر را میتوانید از راهنمای درایور PC-FAX کسب کنید.
روی چاپ کلیک کنید.
هنگام استفاده از قابلیت FAX Utility در نخستین نوبت، پنجرهای برای ثبت اطلاعات نمایش داده میشود. اطلاعات ضروری را وارد کنید و سپس روی OK کلیک کنید. FAX Utility از Nickname برای مدیریت داخلی کارهای نمابر استفاده میکند. سایر اطلاعات به طور خودکار به برگه معرفی اضافه میشوند.
Recipient Settings صفحه FAX Utility نمایش داده میشود.
گیرنده را مشخص کرده و روی بعدی کلیک کنید.
روی زبانه PC-FAX Phone Book کلیک کنید.
گیرنده را از لیست انتخاب نمایید و بر روی Add کلیک کنید.
روی زبانه Contacts on Printer کلیک کنید.
مخاطبین را از لیست موجود برگزینید و با انتخاب Add به پنجره Add to Recipient بروید.
گزینه مخاطبین را از لیست انتخاب نمایید و سپس بر روی Edit کلیک کنید.
اکنون اطلاعات شخصی از قبیل Company/Corp. و Title را حسب ضرورت وارد کنید و با کلیک کردن بر روی گزینه OK به پنجره Add to Recipient بازگردید.
در صورت نیاز، کادر علامتگذاری Register in the PC-FAX Phone Book را برای ذخیره کردن مخاطبین در PC-FAX Phone Book علامت بزنید.
روی OK کلیک کنید.
روی زبانه Manual Dial کلیک کنید.
اطلاعات ضروری را وارد کنید.
روی Add کلیک کنید.
اگر نوع خط چاپگر بر روی PBX تنظیم شده باشد و کد دسترسی طوری تنظیم شده باشد که از # (هشتگ) به جای وارد کردن کد پیشوند دقیق استفاده کند، باید # (هشتگ) را وارد کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر به نوع خط در تنظیمات اصلی از پیوند "اطلاعات مرتبط" زیر کلیک کنید.
اگر Enter fax number twice را در Optional Settings در صفحه اصلی FAX Utility انتخاب کرده باشید، باید همان شماره را دوباره در هنگام کلیک کردن بر روی Add یا بعدی وارد کنید.
گیرنده به Recipient List در قسمت بالای پنجره افزوده میشود.
محتوای برگه پوشش را مشخص کنید.
برای پیوست کردن برگه معرفی، یکی از نمونهها را از Cover Sheet انتخاب کنید. گزینههای Subject و Message را وارد کنید. توجه داشته باشید که عملکردی برای ایجاد برگه پوشش اصلی یا افزودن برگه پوشش اصلی به فهرست وجود ندارد.
اگر نمیخواهید برگه پوشش پیوست کنید، No cover sheet را از Cover Sheet انتخاب نمایید.
اگر میخواهید ترتیب موارد را در برگه پوشش تغییر دهید، بر روی Cover Sheet Formatting کلیک کنید. میتوانید اندازه برگه پوشش را در Paper Size انتخاب کنید. میتوانید برگه معرفی با اندازه متفاوت از سند در حال انتقال انتخاب کنید.
اگر میخواهید فونت متن برگه معرفی را تغییر دهید، بر روی Font کلیک کنید.
اگر میخواهید اطلاعات فرستنده را تغییر دهید، بر روی Sender Settings کلیک کنید.
اگر میخواهید موضوع و پیام وارد شده در برگه معرفی را بررسی کنید، بر روی Detailed Preview کلیک کنید.
روى گزینه بعدی کلیک کنید.
محتوای انتقال را بررسی و بر روی Send کلیک کنید.
پیش از فرستادن نمابر از درستی نام و شماره نمابر گیرنده مطمئن شوید. برای مشاهده پیش-نمایش برگه پوشش و سندی که قرار است فرستاده شود، بر روی Preview کلیک کنید.
با شروع فرآیند ارسال، پنجره نشان دهنده وضعیت انتقال ظاهر میشود.
برای متوقف کردن فرآیند انتقال، داده را انتخاب و بر روی لغو 
کلیک کنید. میتوانید کار لغو را از پانل کنترل چاپگر نیز انجام دهید.
اگر در جریان انتقال خطایی رخ دهد، پنجره Communication error ظاهر میشود. اطلاعات خطا را بررسی و برای ارسال دوباره اقدام کنید.
صفحه Fax Status Monitor (صفحهای که در آن میتوانید وضعیت انتقال را بررسی کنید) نمایش داده نمیشود، اگر Display Fax Status Monitor During Transmission در صفحه Optional Settings مربوط به صفحه اصلی FAX Utility انتخاب نشده باشد.