Ved å velge en skriver med faksmaskin fra Skriv ut-menyen til et program, for eksempel Microsoft Word eller Excel, kan du overføre data direkte, for eksempel dokumenter, tegninger og tabeller, du har opprettet, med en omslagsside.
Den følgende forklaringen bruker Microsoft Word som et eksempel. Faktisk bruk kan variere avhengig av programmet du bruker. Se hjelp i programmet for å få mer informasjon.
Opprett et dokument som skal overføres via faks, med et program.
Klikk på Skriv ut fra Fil-menyen.
Programmets Skriv ut-vindu vises.
Velg XXXXX (FAX) (der XXXXX er skrivernavnet) i Skriver, og velg deretter innstillingene for sending av faks.
Klikk på Skriveregenskaper eller Egenskaper hvis du vil spesifisere Papirstørrelse, Retning, Farge, Bildekvalitet eller Tegntetthet.
Les hjelpefilen for PC-FAX-driveren hvis du vil ha mer informasjon.
Klikk på Skriv ut.
Et vindu for registrering av informasjonen din vises første gang du bruker FAX Utility. Fyll inn nødvendig informasjon og klikk deretter OK. FAX Utility bruker Kallenavn til å administrere faksjobber internt. Annen informasjon legges automatisk til omslagssiden.
Innstillinger for mottaker -skjermen til FAX Utility vises.
Angi en mottaker og klikk Neste.
Klikk på Telefonliste for PC-FAX-fanen.
Velg mottakeren fra listen og klikk på Legg til.
Klikk på Kontakter på skriveren-fanen.
Velg kontakter fra listen og klikk på Legg til for å fortsette til Legg til som Mottaker-vinduet.
Velg kontaktene fra listen som vises, og klikk deretter på Rediger.
Legg til personopplysninger, for eksempel Firma/bedrift og Tittel etter behov, og klikk deretter på OK for å gå tilbake til Legg til som Mottaker-vinduet.
Etter behov velger du avmerkingsboksen til Registrer i Telefonliste for PC-FAX for å lagre kontakter i Telefonliste for PC-FAX.
Klikk på OK.
Klikk på Manuell oppringing-fanen.
Skriv inn nødvendig informasjon.
Klikk på Legg til.
Hvis skriverens Linjetype er satt til PBX, og tilgangskoden er satt til å bruke # (firkanttast) i stedet for å angi nøyaktig prefikskode, skriver du inn # (firkanttast). For mer informasjon, kan du lese Linjetype i Basisinnstillinger fra lenken til relatert informasjon nedenfor.
Hvis du har valgt Angi faksnummeret to ganger i Valgfrie innstillinger på FAX Utility-hoveskjermen, må du angi samme nummer igjen når du klikker Legg til eller Neste.
Mottakeren legges til i Mottakerliste, som vises i den øvre delen av vinduet.
Spesifiser innholdet på omslagssiden.
Velg et av utvalgene fra Forside for å legge ved en omslagsside. Angi Emne og Melding. Vær oppmerksom på at det ikke finnes noen funksjon for å opprette en original omslagsside eller for å legge til en original omslagsside til listen.
Hvis du ikke vil legge ved en omslagsside, kan du velge Ingen forside fra Forside.
Klikk Formatering av forside hvis du vil endre rekkefølgen til elementene på omslagssiden. Du kan velge størrelsen til omslagssiden i Papirstørrelse. Du kan også velge en omslagsside av en annen størrelse enn dokumentet som overføres.
Klikk Skrifttype hvis du vil endre skrifttypen eller -størrelsen til teksten på omslagssiden.
Klikk Innstillinger for avsender hvis du vil endre avsenderinformasjonen.
Klikk Detaljert forhåndsvisning hvis du vil sjekke omslagssiden med emnet og meldingen du skrev inn.
Klikk på Neste.
Sjekk innholdet for overføringen og klikk på Send.
Kontroller at navnet og faksnummeret til mottakeren er riktig før overføringen. Klikk på Forhåndsvis for å se gjennom omslagssiden og dokumentet som skal overføres.
Når overføringen starter, vises et vindu som viser overføringsstatus.
For å stoppe overføringen, velger du dataene og klikker på Avbryt 
. Du kan også avbryte med skriverens kontrollpanel.
Hvis en feil oppstår under overføringen, dukker Kommunikasjonsfeil-vinduet opp. Sjekk feilinformasjonen og overfør på nytt.
Faksstatusovervåking-skjermen (skjermen der du kan sjekke overføringsstatus som ble nevnt ovenfor) vises ikke hvis Vis Faksstatusovervåking ved sending ikke er valgt i Valgfrie innstillinger-skjermen på FAX Utility-hovedskjermen.