किसी अनुप्रयोग (Windows) का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेज़ भेजना

1. अनुप्रयोग का उपयोग करके फ़ैक्स से ट्रांसमिट करने के लिए एक दस्तावेज़ बनाएँ।

2. फ़ाइल मेनू से प्रिंट करें पर क्लिक करें।

   अनुप्रयोग की प्रिंट विंडो दिखाई देती है।

3. प्रिंटर में XXXXX (FAX) का चयन करें (जहां XXXXX आपके प्रिंटर का नाम है) और फिर फ़ैक्स भेजने के लिए सेटिंग की जांच करें।

   • प्रतिलिपियों की संख्या में 1 निर्दिष्ट करें। अगर आप 2 या अधिक निर्दिष्ट करते हैं, तो हो सकता है कि फ़ैक्स सही तरीके से ट्रांसमिट न हो।
   • आप एक फ़ैक्स ट्रांसमिशन में 100 पेजों तक भेज सकते हैं।

4. अगर आप Paper Size, Orientation, Color, Image Quality, या Character Density निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो प्रिंटर प्रॉपर्टीज़ या प्रॉपर्टीज़ पर क्लिक करें।

   विस्तृत जानकारी के लिए, PC-FAX ड्राइवर सहायता देखें।

5. प्रिंट क्लिक करें।

   नोट:

   पहली बार FAX Utility इस्तेमाल करते समय आपकी जानकारी को पंजीकरण करने वाली विंडो प्रदर्शित होती है। आवश्यक जानकारी दर्ज करें और फिर OK क्लिक करें।

   FAX Utility की Recipient Settings स्क्रीन प्रदर्शित होती है।

6. जब आप एक ही फ़ैक्स ट्रांसमिशन में अन्य दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं, तो Add documents to send चेकबॉक्स चुनें।

   जब आप चरण 9 में अगला क्लिक करते हैं, तो दस्तावेज़ जोड़ने की स्क्रीन प्रदर्शित होती है।

7. यदि आवश्यक हो तो Attach a cover sheet चेकबॉक्स चुनें।

8. प्राप्तकर्ता निर्दिष्ट करें।

   • PC-FAX Phone Book से एक प्राप्तकर्ता (नाम, फ़ैक्स नंबर आदि) का चयन करना:
     अगर प्राप्तकर्ता को फ़ोन बुक में सहेजा गया है, तो नीचे दिए गए कार्य करें।
     PC-FAX Phone Book टैब पर क्लिक करें।
     सूची से प्राप्तकर्ता को चुनें और Add पर क्लिक करें।
   • प्रिंटर पर संपर्कों से एक प्राप्तकर्ता (नाम, फैक्स नंबर आदि) का चयन करना:
     यदि प्राप्तकर्ता को प्रिंटर पर संपर्कों में सहेजा जाता है, तो नीचे दिए गए कार्य करें।
     Contacts on Printer टैब पर क्लिक करें।
     सूची से संपर्क चुनें और Add to Recipient विंडो में आगे बढ़ने के लिए Add पर क्लिक करें।
     प्रदर्शित सूची से संपर्कों को चुनें, और फिर Edit पर क्लिक करें।
     जैसी आवश्यकता हो Company/Corp. और Title के रूप में व्यक्तिगत डेटा जोड़ें और फिर Add to Recipient विंडो पर लौटने के लिए OK पर क्लिक करें।
     जैसा आवश्यक हो, PC-FAX Phone Book पर संपर्कों को सहेजने के लिए Register in the PC-FAX Phone Book का चेकबॉक्स चुनें।
     OK पर क्लिक करें।
   • सीधे तौर पर एक प्राप्तकर्ता (नाम, फ़ैक्स नंबर आदि) निर्दिष्ट करें:
     नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
     Manual Dial टैब पर क्लिक करें।
     आवश्यक जानकारी दर्ज करें।
     Add पर क्लिक करें।
     इसके अलावा, Save to Phone Book पर क्लिक करके, आप PC-FAX Phone Book टैब के अंतर्गत प्राप्तकर्ता को सूची में सहेज सकते हैं।
     नोट:

     • अगर आपके प्रिंटर के पंक्ति प्रकार को PBX पर सेट किया गया है और सटीक प्रीफ़िक्स कोड दर्ज करने के बजाय # (हैश) का उपयोग करने के लिए एक्सेस कोड को सेट किया गया है, तो # (हैश) दर्ज करें। विवरण के लिए, नीचे दिए गए संबंधित जानकारी लिंक से मूल सेटिंग में पंक्ति प्रकार देखें।

     • अगर आपने FAX Utility मुख्य स्क्रीन पर Optional Settings में Enter fax number twice को चुना है, तो आपको Add या अगला पर क्लिक करने पर फिर से उसी नंबर को दर्ज करना होगा।

   Recipient List में जोड़ा गया प्राप्तकर्ता विंडो के ऊपरी भाग में दिखाई देता है।

9. अगला पर क्लिक करें।

   • जब आपने Add documents to send चेकबॉक्स को चुना है, तो Document Merging विंडो में दस्तावेज़ जोड़ने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
     वह दस्तावेज़ खोलें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, और फिर प्रिंट विंडो में उसी प्रिंटर (फ़ैक्स नाम) का चयन करें। डॉक्यूमेंट को Document List to Merge सूची में जोड़ दिया गया है।
     मर्ज किए गए दस्तावेज़ की जाँच करने के लिए, पूर्वावलोकन पर क्लिक करें।
     अगला पर क्लिक करें।
     नोट:

     पहले दस्तावेज़ के लिए आपके द्वारा चुनी गई Image Quality और Color सेटिंग अन्य दस्तावेज़ पर भी लागू होती हैं।

   • जब आपने Attach a cover sheet चेकबॉक्स को चुना है, तो Cover Sheet Settings विंडो में कवर शीट की सामग्री निर्दिष्ट करें।
     Cover Sheet सूची नमूनों से एक कवर शीट चुनें। ध्यान दें कि मूल कवर शीट बनाने या सूची में मूल कवर शीट जोड़ने के लिए कोई कार्यप्रणाली नहीं है।
     Subject और Message दर्ज करें।
     अगला पर क्लिक करें।
     नोट:

     निम्न को आवश्यकतानुसार Cover Sheet Settings में सेट करें।

     • अगर आप कवर शीट पर आइटम का क्रम बदलना चाहते हैं, तो Cover Sheet Formatting पर क्लिक करें। आप Paper Size में कवर शीट आकार चुन सकते हैं। आप ट्रांसमिट किए जाने वाले दस्तावेज़ के लिए एक अलग आकार की कवर शीट भी चुन सकते हैं।

     • अगर आप कवर शीट के टेक्स्ट के लिए उपयोग किए गए फ़ॉन्ट को बदलना चाहते हैं, तो Font पर क्लिक करें।

     • अगर आप प्रेषक जानकारी को बदलना चाहते हैं, तो Sender Settings पर क्लिक करें।

     • अगर आप अपने द्वारा दर्ज किए गए विषय और संदेश वाली कवर शीट को देखना चाहते हैं, तो Detailed Preview पर क्लिक करें।

10. ट्रांसमिशन सामग्री की जाँच करें और Send पर क्लिक करें।

    ट्रांसमिट करने से पहले सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता का नाम और फ़ैक्स नंबर सही है। कवर शीट और ट्रांसमिट किए जाने वाले दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करने के लिए Preview पर क्लिक करें।

    ट्रांसमिशन आरंभ होने के बाद, ट्रांसमिशन स्थिति को दर्शाने वाली विंडो प्रदर्शित होती है।

    नोट:

    • ट्रांसमिशन बंद करने के लिए, डेटा का चयन करें और रद्द करें पर क्लिक करें। आप प्रिंटर के कंट्रोल पैनल का उपयोग करके भी रद्द कर सकते हैं।

    • अगर ट्रांसमिशन के दौरान कोई गड़बड़ी होती है, तो Communication error विंडो दिखाई देती है। त्रुटि संदेश देखें और फिर से ट्रांसमिट करें।

    • यदि FAX Utility मुख्य स्क्रीन की Optional Settings स्क्रीन में Display Fax Status Monitor During Transmission का चयन नहीं किया जाता है, तो Fax Status Monitor स्क्रीन (ऊपर उल्लिखित स्क्रीन जहां आप ट्रांसमिशन स्थिति की जांच कर सकते हैं) प्रदर्शित नहीं होती है।