Az Ön által létrehozott adatokat (például dokumentumokat, rajzokat és táblázatokat) egy fedőlap kíséretében közvetlenül elküldheti úgy is, ha egy alkalmazás (például a Microsoft Word vagy a Microsoft Excel) Nyomtatás menüjében kiválaszt egy fax-képes nyomtatót.
A következőkben példaként a Microsoft Word alkalmazással ismertetjük a folyamatot. A tényleges műveletek eltérők lehetnek, ha Ön a példában szereplőtől eltérő alkalmazást használ. Részletek az alkalmazás súgójában találhatók.
Hozza létre a faxüzenetben küldeni kívánt dokumentumot egy alkalmazás segítségével.
Kattintson a Fájl menüben a Nyomtatás elemre.
Ekkor megjelenik az alkalmazás Nyomtatás ablaka.
Válassza a(z) XXXXX (FAX) elemet (ahol az XXXXX jelzés az Ön nyomtatójának a nevét jelöli) a Nyomtató szakaszban, majd ellenőrizze a faxküldési beállításokat.
Szükség szerint a Nyomtató tulajdonságai vagy a Tulajdonságok elemre kattintva határozhatja meg a(z) Papírméret, a(z) Tájolás, a(z) Színes, a(z) Képminőség és a(z) Karakter fényerősség paraméter beállításait.
Részletek a(z) PC-FAX illesztőprogramjának a súgójában találhatók.
Kattintson a Nyomtatás elemre.
A(z) FAX Utility első használatakor a rendszer megjelenít egy ablakot, ahol Önnek regisztrálnia kell az adatait. Adja meg a szükséges adatokat, majd kattintson a(z) OK lehetőségre.
Megjelenik a(z) Címzett beállítások képernyő, ami a(z) FAX Utility programhoz tartozik.
Ha egyéb dokumentumokat is szeretne küldeni ugyanazzal a fax átvitellel, jelölje be a(z) Dok.-ok h.adása küldéshez jelölőnégyzetet.
A dokumentumok hozzáadására szolgáló képernyő megjelenik, amikor a Tovább gombra kattint a 9. lépésben.
Jelölje be a(z) Fedőlap hozzáadása jelölőnégyzetet, ha szükséges.
Adjon meg egy címzettet.
Kattintson a(z) PC-FAX telefonkönyv lapra.
Válassza ki a címzettet a listából, majd kattintson a(z) Hozzáadás elemre.
Kattintson a(z) Névjegyek a nyomtatón lapra.
Válassza ki a névjegyeket a listából, majd kattintson a(z) Hozzáadás gombra a(z) Hozzáadás a Címzett mezőhöz ablakkal való folytatáshoz.
Válassza ki a névjegyeket a megjelenített listából, majd kattintson a(z) Szerkesztés elemre.
Szükség szerint adjon meg személyes adatokat, pl.: Cég/Vállalat és Megszólítás, majd kattintson a(z) OK gombra a(z) Hozzáadás a Címzett mezőhöz ablakba való visszatéréshez.
Szükség szerint jelölje be a(z) Regisztrálás a PC-FAX telefonkönyvben jelölőnégyzetet, hogy a rendszer a(z) PC-FAX telefonkönyv menübe mentse a névjegyeket.
Kattintson a(z) OK elemre.
Kattintson a(z) Kézi tárcsázás lapra.
Adja meg szükséges információkat.
Kattintson a(z) Hozzáadás elemre.
Ha a nyomtatója Vonaltípus paraméteréhez a(z) PBX értéket választották ki, és a rendszert úgy állították be, hogy a konkrét előhívószám beírása helyett a kettőskereszt (#) szimbólumot használja, akkor írja be a kettőskereszt (#) szimbólumot. Bővebb információkért kérjük, hogy tekintse meg az alábbi Kapcsolódó információk hivatkozás segítségével elérhető Alapbeállítások szakaszban található Vonaltípus paraméter-leírást.
Ha a(z) FAX Utility főképernyőjén a(z) Adja meg kétszer a faxszámot elemet Választható beállítások választotta, akkor ismét be kell írnia ugyanazt a számot a(z) Hozzáadás elemre vagy a Tovább elemre kattintáskor.
A rendszer ekkor hozzáadja a címzettet az ablak felső részében látható Címzett lista szakaszhoz.
Kattintson a Tovább gombra.
Nyissa meg a hozzáadni kívánt dokumentumot, majd válassza a ugyanazt a nyomtatót (fax nevét) a Nyomtatás ablakban. A dokumentum hozzáadásra kerül a(z) Egyesíteni kívánt dokumentumok listája listához.
Kattintson az Előnézet lehetőségre az egyesített dokumentum ellenőrzéséhez.
Kattintson a Tovább gombra.
A(z) Képminőség és Színes beállítások, amelyeket az első dokumentumhoz kiválasztott, a többi dokumentum esetén is alkalmazásra kerülnek.
Válasszon egy fedőlapot a(z) Fedőlap lista mintáiból. Ne feledje, hogy a rendszer nem kínál fel olyan szolgáltatást, amelynek a segítségével Ön eredeti fedőlapot hozhatna létre vagy adhatna hozzá a listához.
Adja meg a(z) Tárgy majd a(z) Üzenet mező tartalmát.
Kattintson a Tovább gombra.
A(z) Fedőlap beállítások alatt állítsa be szükség szerint a következőket.
A fedőlapon szereplő elemek sorrendjének a módosításához kattintson a(z) Fedőlap formázása elemre. A fedőlap méretét a(z) Papírméret paraméter segítségével választhatja ki. A faxüzenetben küldeni kívánt dokumentumétól eltérő méretű fedőlapot is választhat.
A fedőlapon szereplő szöveg betűtípusának a módosításához kattintson a(z) Betűtípus elemre.
Ha szeretné módosítani a küldő adatait, akkor kattintson a(z) Feladó beállításai elemre.
Ha szeretné megtekinteni, hogy a fedőlap miként fest az Ön által beírt tárggyal és üzenettel, akkor kattintson a(z) Részletes előnézet elemre.
Ellenőrizze a továbbítani kívánt tartalmat, majd kattintson a(z) Küld elemre.
A továbbítás előtt ellenőrizze, hogy a címzett neve és faxszáma helyes-e. Ha szeretné megtekinteni a küldeni kívánt fedőlap és dokumentum előnézetét, akkor kattintson a(z) Előnézet elemre.
A továbbítás elindítását követően megjelenik egy ablak, amelyen ellenőrizheti az átvitel állapotát.
Az átvitel leállításához válassza ki az adatot, majd kattintson a Mégse 
elemre. A műveletet a nyomtató vezérlőpaneljének a segítségével is megszakíthatja.
Ha az átvitel közben hibát észlel a rendszer, akkor megjelenik a(z) Kommunikációs hiba ablak. Ellenőrizze a hibára vonatkozó információkat, és próbálja újra elküldeni az üzenetet.
Ha a(z) FAX Utility főképernyőjének a(z) Választható beállítások képernyőjén nincs bejelölve a(z) A Fax állapotfigyelő megjelenítése átvitel közben elem, akkor a(z) Fax állapotfigyelő képernyő (a fent említett képernyő, amelynek a segítségével ellenőrizhető az átvitel állapota) nem jelenik meg.