透過從應用程式（如 Microsoft Word 或 Excel）的[列印]功能表選取印表機傳真，您可以直接傳送如文件、繪圖及表格等您建立的資料，封面也包括在內。
下列步驟以 Microsoft Word 為例進行說明。實際操作方式可能會因您使用的應用程式而有所不同。詳細說明，請參考應用程式的說明。
使用應用程式建立要透過傳真傳送的文件。
從[檔案]功能表按下[列印]。
應用程式的[列印]視窗會出現。
在[印表機]中選取 [XXXXX (FAX)]（其中 XXXXX 是您的印表機名稱），然後檢查傳真傳送設定。
如果要指定 [紙張大小]、[列印方向]、[彩色]、[影像品質] 或 [字元濃淡度]，請按下[印表機內容]或[內容]。
詳細說明，請參考 PC-FAX 驅動程式說明。
按下[列印]。
第一次使用 FAX Utility 時，會顯示一個視窗供您登錄資訊。輸入必需的資訊，然後按下 [確定]。
FAX Utility 的 [收件人設定] 畫面會隨即顯示。
當您想在同一傳真傳送中傳送其他文件時，選取 [新增要傳送的文件] 核取方塊。
當您在步驟 9 中按下[下一步]時，隨即顯示用於新增文件的畫面。
需要時選取 [附加封面頁] 核取方塊。
指定接收者。
按下 [電腦傳真電話簿] 索引標籤。
從清單中選取接收者，然後按下 [新增]。
按下 [印表機上的聯絡人] 索引標籤。
從清單中選取聯絡人，並按下 [新增] 以繼續 [新增至收件人] 視窗。
從顯示的清單中選取聯絡人，然後按下 [編輯]。
根據需要加入如 [公司/團體] 和 [稱謂] 等個人資料，然後按下 [確定] 以回到 [新增至收件人] 視窗。
根據需要，選取 [登錄於電腦傳真電話簿] 的核取方塊，將聯絡人儲存至 [電腦傳真電話簿]。
按下 [確定]。
按下 [手動撥號] 索引標籤。
輸入必需的資訊。
按下 [新增]。
如果印表機的 線路類型 設定為 [PBX] 且存取碼已設定為使用 #（井字號）而非輸入精確的前置碼，請輸入 #（井字號）。詳細說明，請參考以下相關資訊 基本設定 中的 線路類型。
如果已在 FAX Utility 主畫面的 [選用設定] 中選取 [輸入兩次傳真號碼]，那麼當您按下 [新增] 或[下一步]時，需要再次輸入相同的號碼。
接收者即會新增至顯示在視窗上方的 [收件人清單] 中。
按下[下一步]。
開啟您想要新增的文件，然後在[列印]視窗內選取同一個印表機（傳真機名稱）。文件被新增至 [待合併文件清單] 清單。
按下[預覽] 以檢查合併的文件。
按下[下一步]。
您已為首份文件選取的 [影像品質] 和 [彩色] 設定被套用於其他文件。
從 [封面頁] 清單內的範本中選取封面。請注意，沒有功能可用來建立原稿封面或將原稿封面新增至清單。
輸入 [主旨] 和 [訊息]。
按下[下一步]。
在 [封面頁設定] 中根據需要進行下列設定。
如果要變更封面上項目的順序，請按下 [封面頁格式化]。您可以在 [紙張大小] 中選取封面大小。您也可以選取與所傳送文件大小不同的封面。
如果要變更封面上文字使用的字型，請按下 [字型]。
如果要變更傳送者資訊，請按下 [寄件人設定]。
如果要查看包含您已輸入之主旨和訊息的封面，請按下 [詳細預覽]。
檢查傳輸內容並按下 [傳送]。
傳送前，請確定接收者的名稱和傳真號碼正確無誤。按下 [預覽] 可預覽要傳送的封面及文件。
傳送開始後，會出現顯示傳送狀態的視窗。
若要停止傳送，請選取資料，然後按下[取消] 
。您也可以使用印表機的控制面板取消。
如果在傳輸過程中發生錯誤，會出現 [連線錯誤] 視窗。請查看錯誤資訊並重新傳送。
如果在 FAX Utility 主畫面的 [選用設定] 畫面中未選取 傳送時顯示傳真狀態監控，則 傳真狀態監控 畫面（上文所述的您可以用來查看傳送狀態的畫面）不會顯示。