Az Ön által létrehozott adatokat (például dokumentumokat, rajzokat és táblázatokat) egy fedőlap kíséretében közvetlenül elküldheti úgy is, ha egy alkalmazás (például a Microsoft Word vagy a Microsoft Excel) Nyomtatás menüjében kiválaszt egy fax-képes nyomtatót.
A következőkben példaként a Microsoft Word alkalmazással ismertetjük a folyamatot. A tényleges műveletek eltérők lehetnek, ha Ön a példában szereplőtől eltérő alkalmazást használ. Részletek az alkalmazás súgójában találhatók.
Hozza létre a faxüzenetben küldeni kívánt dokumentumot egy alkalmazás segítségével.
Kattintson a Fájl menüben a Nyomtatás elemre.
Ekkor megjelenik az alkalmazás Nyomtatás ablaka.
Válassza a(z) XXXXX (FAX) elemet (ahol az XXXXX jelzés az Ön nyomtatójának a nevét jelöli) a Nyomtató szakaszban, majd ellenőrizze a faxküldési beállításokat.
Szükség szerint a Nyomtató tulajdonságai vagy a Tulajdonságok elemre kattintva határozhatja meg a(z) Papírméret, a(z) Tájolás, a(z) Színes, a(z) Képminőség és a(z) Karakter fényerősség paraméter beállításait.
Részletek a(z) PC-FAX illesztőprogramjának a súgójában találhatók.
Kattintson a Nyomtatás elemre.
A(z) FAX Utility első használatakor a rendszer megjelenít egy ablakot, ahol Önnek regisztrálnia kell az adatait. Adja meg a szükséges adatokat, majd kattintson a(z) OK lehetőségre.
Megjelenik a(z) Címzett beállítások képernyő, ami a(z) FAX Utility programhoz tartozik.
Ha más dokumentumokat is el szeretne küldeni ugyanazon faxátvitel során, jelölje ki a(z) Dok.-ok h.adása küldéshez jelölőnégyzetet.
Ha rákattint a Tovább gombra a 10. lépésnél, megjelenik a dokumentumok hozzáadására vonatkozó képernyő.
Szükség esetén jelölje ki a(z) Fedőlap hozzáadása jelölőnégyzetet.
Adjon meg címzettet.
Kattintson a(z) PC-FAX telefonkönyv lapra.
Válassza ki a címzettet a listából, majd kattintson a(z) Hozzáadás elemre.
Kattintson a(z) Névjegyek a nyomtatón lapra.
Válassza ki a névjegyeket a listából, majd kattintson a(z) Hozzáadás gombra a(z) Hozzáadás a Címzett mezőhöz ablakkal való folytatáshoz.
Válassza ki a névjegyeket a megjelenített listából, majd kattintson a(z) Szerkesztés elemre.
Szükség szerint adjon meg személyes adatokat, pl.: Cég/Vállalat és Megszólítás, majd kattintson a(z) OK gombra a(z) Hozzáadás a Címzett mezőhöz ablakba való visszatéréshez.
Szükség szerint jelölje be a(z) Regisztrálás a PC-FAX telefonkönyvben jelölőnégyzetet, hogy a rendszer a(z) PC-FAX telefonkönyv menübe mentse a névjegyeket.
Kattintson a(z) OK elemre.
Kattintson a(z) Kézi tárcsázás lapra.
Adja meg szükséges információkat.
Kattintson a(z) Hozzáadás elemre.
Ha a nyomtatója Vonaltípus paraméteréhez a(z) PBX értéket választották ki, és a rendszert úgy állították be, hogy a konkrét előhívószám beírása helyett a kettőskereszt (#) szimbólumot használja, akkor írja be a kettőskereszt (#) szimbólumot. Bővebb információkért kérjük, hogy tekintse meg az alábbi Kapcsolódó információk hivatkozás segítségével elérhető Alapbeállítások szakaszban található Vonaltípus paraméter-leírást.
Ha a(z) Adja meg kétszer a faxszámot lehetőséget választotta a(z) Választható beállítások alatt a FAX Utility főképernyőn, akkor ismét be kell írnia ugyanazt a számot a(z) Hozzáadás vagy a Tovább elemre kattintáskor.
A rendszer ekkor hozzáadja a címzettet az ablak felső részében látható Címzett lista szakaszhoz.
Kattintson a Tovább gombra.
Nyisson meg egy hozzáadni kívánt dokumentumot, majd válassza ki az azonos nyomtatót (faxnevet) a(z) Print ablakon. Ekkor a dokumentum hozzáadásra kerül a(z) Egyesíteni kívánt dokumentumok listája listához.
Kattintson az Előnézet lehetőségre az egyesített dokumentum ellenőrzéséhez.
Kattintson a Tovább gombra.
Az első dokumentumnál kiválasztott Képminőség és Színes beállítás érvényes a többi dokumentumra is.
Válasszon ki egy fedőlapot a(z) Fedőlap listában található minták közül. Ne feledje, hogy a rendszer nem kínál fel olyan szolgáltatást, amelynek a segítségével Ön eredeti fedőlapot hozhatna létre vagy adhatna hozzá a listához.
Töltse ki a(z) Tárgy és a(z) Üzenet mezőt.
Kattintson a Tovább gombra.
A(z) Fedőlap beállítások alatt állítsa be szükség szerint a következőket.
A fedőlapon szereplő elemek sorrendjének a módosításához kattintson a(z) Fedőlap formázása elemre. A fedőlap méretét a(z) Papírméret paraméter segítségével választhatja ki. A faxüzenetben küldeni kívánt dokumentumétól eltérő méretű fedőlapot is választhat.
A fedőlapon szereplő szöveg betűtípusának a módosításához kattintson a(z) Betűtípus elemre.
Ha szeretné módosítani a küldő adatait, akkor kattintson a(z) Feladó beállításai elemre.
Ha szeretné megtekinteni, hogy a fedőlap miként fest az Ön által beírt tárggyal és üzenettel, akkor kattintson a(z) Részletes előnézet elemre.
Ellenőrizze a továbbítani kívánt tartalmat, majd kattintson a(z) Küld elemre.
A továbbítás előtt ellenőrizze, hogy a címzett neve és faxszáma helyes-e. Ha szeretné megtekinteni a küldeni kívánt fedőlap és dokumentum előnézetét, akkor kattintson a(z) Előnézet elemre.
A továbbítás elindítását követően megjelenik egy ablak, amelyen ellenőrizheti az átvitel állapotát.
Az átvitel leállításához válassza ki az adatot, majd kattintson a Mégse 
elemre. A műveletet a nyomtató vezérlőpaneljének a segítségével is megszakíthatja.
Ha az átvitel közben hibát észlel a rendszer, akkor megjelenik a(z) Kommunikációs hiba ablak. Ellenőrizze a hibára vonatkozó információkat, és próbálja újra elküldeni az üzenetet.
Ha a(z) FAX Utility főképernyőjének a(z) Választható beállítások képernyőjén nincs bejelölve a(z) A Fax állapotfigyelő megjelenítése átvitel közben elem, akkor a(z) Fax állapotfigyelő képernyő (a fent említett képernyő, amelynek a segítségével ellenőrizhető az átvitel állapota) nem jelenik meg.