Varnost in priročnost se razlikujeta glede na lokacijo, kjer je bila ustvarjena mapa v skupni rabi.
Za uporabo mape v skupni rabi preko tiskalnikov ali drugih računalnikov so potrebna naslednja dovoljenja za branje in spreminjanje.
Zavihek Skupna raba > Dodatna skupna raba > Dovoljenja
To nadzoruje dovoljenja za omrežni dostop do mape v skupni rabi.
Dovoljenje za dostop zavihka Varnost
To nadzoruje dovoljenja za omrežni in lokalni dostop do mape v skupni rabi.
Kadar za mapo v skupni rabi, ki je ustvarjena na namizju (primer ustvarjanja mape v skupni rabi), nastavite Vsi, imajo dovoljenje za dostop vsi uporabniki, ki lahko dostopajo do računalnika.
Vendar pa uporabnik, ki nima dovoljenja, ne more dostopati do map, ker je namizje (mapa na namizju) pod nadzorom uporabnikove mape in ima s tem varnostne nastavitve uporabnikove mape. Uporabnik, ki ima dovoljen dostop do zavihka Varnost (v tem primeru prijavljeni uporabnik in skrbnik), lahko uporablja mapo.
Spodaj je opisan postopek ustvarjanja ustrezne lokacije.
Ta primer velja za ustvarjanje mape »scan_folder«.