Ao selecionar um fax de impressora no menu de Imprimir de uma aplicação como o Microsoft Word ou Excel, pode enviar diretamente informações como documentos, ilustrações e tabelas criadas, com uma folha de rosto.
A explicação que se segue usa o Microsoft Word como exemplo. A operação real pode ser diferente, dependendo da aplicação que utilizar. Para mais informações, consulte a ajuda da aplicação.
Utilize uma aplicação para criar um documento para enviar por fax.
Pode enviar até 100 páginas em preto e branco ou 200 páginas a cores incluindo folha de rosto numa transmissão de fax.
Clique em Imprimir no menu Ficheiro.
A janela Imprimir da aplicação é exibida.
Selecione XXXXX (FAX) (em que XXXXX é o nome da sua impressora) em Impressora, e a seguir verifique as definições de envio de fax.
Especificar 1 em Número de cópias. O fax pode não ser enviado corretamente se especificar 2 ou mais.
Clique em Propriedades da impressora ou Propriedades se pretende especificar Form. papel, Orientação, Cor, Qualid imagem, ou Densid caracteres.
Para obter mais informações, consulte a ajuda do controlador PC-FAX.
Clique em Imprimir.
Ao usar FAX Utility pela primeira vez, é exibida uma janela para registar as suas informações. Introduza as informações necessárias, e a seguir clique em OK.
O ecrã Definições destinatário de FAX Utility é exibido.
Quanto quiser enviar outros documentos na mesma transmissão de fax, selecione a caixa de verificação Adic. documentos a enviar.
A janela para adicionar documentos é exibida ao clicar em Seguinte no passo 10.
Selecione a caixa de verificação Anexar uma folha rosto se necessário.
Especifique um destinatário.
Clique no separador Lista telefónica PC-FAX.
Selecione o destinatário na lista e clique em Adic..
Clique no separador Contactos na impressora.
Selecione contactos na lista e cliqu em Adic. para avançar para a janela Adicionar ao Destinatário.
Selecione os contactos na lista exibida, e a seguir clique em Editar.
Adicione as informações pessoais tais como Empresa/Org. e Título como necessário, e a seguir clique em OK para regressar à janela Adicionar ao Destinatário.
Como necessário, selecione a caixa de verificação de Registar na Lista telefónica PC-FAX para guardar os contactos em Lista telefónica PC-FAX.
Clique em OK.
Clique no separador Marc Manual.
Introduza as informações necessárias.
Clique em Adic..
Se o Tipo de linha da sua impressora estiver definido PBX e o código de acesso tiver sido definido para usar # (cardinal) em vez de introduzir o código de prefixo exato, introduza # (cardinal). Para obter mais informações, consulte Tipo de linha em Definições básicas na hiperligação de informações relacionadas abaixo.
Se tiver selecionado Insira o número de fax duas vezes em Definições Opcionais na janela principal FAX Utility, é necessário introduzir o mesmo número novamente ao clicar em Adic. ou Seguinte.
O destinatário é adicionado à Lista destinatários exibida na parte superior da janela.
Clique no separador Opções de envio, e realize as definições de opção de transmissão.
Clique em Seguinte.
Abra o documento que pretende adicionar, e a seguir selecione a mesma impressora (nome do fax) na janela Imprimir. O documento é adicionado à lista Lista de documentos a combinar.
Clique em Pré-visualização para verificar o documento unido.
Clique em Seguinte.
As definições de Qualid imagem e Cor que selecionou para o primeiro documento são aplicadas a outros documentos.
Selecione uma folha de rosto das amostras na lista Folha rosto. Note que não existe nenhuma função para criar uma folha de rosto original ou adicionar uma folha de rosto original à lista.
Introduza o Assunto e Mensagem.
Clique em Seguinte.
Na janela Definições folha rosto, proceda da seguinte forma como necessário.
Clique em A formatar folha rosto se quiser alterar a ordem dos itens na folha de rosto. Pode selecionar o tamanho da folha de rosto em Form. papel. Também pode selecionar uma folha de rosto com um tamanho diferente do documento enviado.
Clique em Fonte se quiser alterar o tipo de letra usado no texto da folha de rosto.
Clique em Definições remetente se quiser alterar as informações do remetente.
Clique em Antevisão detalh se quiser verificar a folha de rosto com o assunto e mensagem introduzidos.
Verifique o conteúdo que pretende enviar e clique em Enviar.
Certifique-se que o nome e número de fax do destinatário estão corretos antes de enviar. Clique em Antever para pré visualizar a folha de rosto e documento que pretende enviar.
Quando o envio for iniciado, é exibida uma janela com o estado do envio.
Para parar o envio, selecione as informações e clique em Cancelar 
. Também pode cancelar utilizando o painel de controlo da impressora.
Se ocorrer um erro durante o envio, a janela Erro comunicação é exibida. Verifique as informações de erro e volte a enviar.
A janela Controlo do Estado do Fax (a janela referida anteriormente onde pode verificar o estado do envio) não é exibida se Ver Controlo do Estado do Fax durante transmissão não estiver selecionado na janela Definições Opcionais na janela principal da FAX Utility.