En seleccionar una impressora amb fax al menú Imprimeix en una aplicació com Microsoft Word o Excel, podeu transmetre dades directament, com ara documents, dibuixos i taules que hàgiu creat, amb una portada.
L'explicació següent, utilitza Microsoft Word com a exemple. El funcionament real pot ser diferent segons l'aplicació que utilitzeu. Per a més informació, consulteu l'ajuda de l'aplicació.
Utilitzant una aplicació, creeu un document a transmetre per fax.
En una transmissió de fax, podeu enviar fins a 200 pàgines en monocrom, o 100 pàgines en color incloent al coberta.
Feu clic a Imprimeix des del menú Fitxer.
Apareix la finestra de l'aplicació Imprimeix.
Seleccioneu XXXXX (FAX) (on XXXXX és el nom de la vostra impressora) a Impressora i, a continuació, comproveu la configuració d'enviament de faxos.
Especifiqueu 1 a Número de còpies. És possible que el fax no s'enviï correctament si especifiqueu 2 o més.
Feu clic a Propietats de la impressora o Propietats si voleu especificar Paper Size, Orientation, Color, Image Quality o Character Density.
Per a més informació, consulteu l'ajuda del controlador del PC-FAX.
Feu clic a Imprimeix.
En utilitzar FAX Utility per primera vegada, es mostrarà una finestra perquè registreu la vostra informació. Introduïu la informació necessària i, a continuació, feu clic a OK.
Recipient Settings es mostra la pantalla FAX Utility.
Si voleu enviar altres documents en la mateixa transmissió de fax, seleccioneu la casella Add documents to send.
La pantalla per afegir més documentes es mostra quan feu clic a Següent al pas 10.
Seleccioneu la casella Attach a cover sheet si és necessari.
Especifiqueu un destinatari.
Feu clic a la pestanya PC-FAX Phone Book.
Seleccioneu el destinatari de la llista i feu clic a Add.
Feu clic a la pestanya Contacts on Printer.
Seleccioneu contactes de la llista i feu clic a Add per anar a la finestra Add to Recipient.
Seleccioneu els contactes de la llista mostrada i, a continuació, feu clic a Edit.
Afegiu informació personal com ara Company/Corp. i Title, segons sigui necessari i, seguidament, feu clic a OK per tornar a la finestra Add to Recipient.
Seleccioneu, segons calgui, la casella de Register in the PC-FAX Phone Book per desar els contactes a PC-FAX Phone Book.
Feu clic a OK.
Feu clic a la pestanya Manual Dial.
Introduïu la informació necessària.
Feu clic a Add.
Si el Tipus de línia de la vostra impressora està establert a PBX i el codi d'accés s'ha configurat per utilitzar # (coixinet) enlloc d'introduir el codi de prefix exacte, introduïu # (coixinet). Per a més informació, consulteu Tipus de línia a Conf. bàsica dins l'enllaç següent a informació relacionada.
Si heu seleccionat Enter fax number twice a Optional Settings a la pantalla principal de FAX Utility, heu d'introduir el mateix número de nou quan feu clic a Add o a Següent.
El destinatari s'afegeix a la Recipient List que es mostra a la part superior de la finestra.
Feu clic a la pestanya Sending options i definiu les opcions de transmissió.
Feu clic a Següent.
Obriu un document que vulgueu afegir, i a continuació seleccioneu la mateixa impressora (nom del fax) a la finestra Imprimeix. El document s'afegeix a la llista Document List to Merge.
Feu clic a Previsualitzar per comprovar el document afegit.
Feu clic a Següent.
Els ajustos de Image Quality i de Color seleccionats per al primer document s'apliquen a la resta de documents.
Seleccioneu una portada d'entre les mostres de la llista Cover Sheet. Teniu en compte que no hi ha cap funció per crear una portada original o per afegir una coberta original a la llista.
Introduïu el Subject i el Message.
Feu clic a Següent.
A la finestra Cover Sheet Settings, feu els canvis següents si cal.
Feu clic a Cover Sheet Formatting per canviar l'ordre dels elements a la portada. Podeu seleccionar la mida de la portada a Paper Size. També podeu seleccionar una portada de mida diferent al document que envieu.
Feu clic a Font per canviar el tipus de lletra utilitzat per al text de la portada.
Feu clic a Sender Settings per canviar la informació del remitent.
Feu clic a Detailed Preview per verificar la portada amb l'assumpte i el missatge que heu introduït.
Comproveu el contingut a enviar i feu clic a Send.
Comproveu que el nom i el número de fax del destinatari són correctes abans d'iniciar la transmissió. Feu clic a Preview per previsualitzar la portada i el document que voleu enviar.
Una vegada iniciada la transmissió, es mostrarà una finestra on apareixerà l'estat de l'enviament.
Per aturar la transmissió, seleccioneu la informació i feu clic a Cancel·la 
. També podeu cancel·lar-ho mitjançant el tauler de control de la impressora.
Si es produeix un error durant la transmissió, es mostra la finestra Communication error. Comproveu la informació sobre l'error i torneu a iniciar la transmissió.
La pantalla Fax Status Monitor (la pantalla mencionada anteriorment on podeu comprovar l'estat de la transmissió) no es mostrarà si Display Fax Status Monitor During Transmission no està seleccionat a la pantalla Optional Settings a la pantalla principal de FAX Utility.