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使用應用程式傳送建立的文件 (Windows)

透過從應用程式 (如 Microsoft Word 或 Excel) 的[列印]功能表選取印表機傳真,您可以直接傳送如文件、繪圖及表格等您建立的資料,封面也包括在內。

附註:

下列步驟以 Microsoft Word 為例進行說明。實際操作方式可能會因您使用的應用程式而有所不同。詳細說明,請參考應用程式的說明。

  1. 使用應用程式建立要透過傳真傳送的文件。

    您可在一次傳真傳送中傳送最多 200 頁黑白或 100 頁彩色文件,包括封面在內。

  2. 從[檔案]功能表按下[列印]。

    應用程式的[列印]視窗會出現。

  3. 在[印表機]中選取 [XXXXX (FAX)] (其中 XXXXX 是您的印表機名稱),然後檢查傳真傳送設定。

    在[份數]中指定 [1]。如果您指定 [2] 或更多份,可能無法正確傳送傳真。

  4. 如果要指定 [紙張大小]、[列印方向]、[彩色]、[影像品質] 或 [字元濃淡度],請按下[印表機內容]或[內容]。

    詳細說明,請參考 PC-FAX 驅動程式說明。

  5. 按下[列印]。

    附註:

    第一次使用 FAX Utility 時,會顯示一個視窗供您登錄資訊。輸入必需的資訊,然後按下 [確定]。

    [收件人設定] FAX Utility 的畫面會隨即顯示。

  6. 當您想在同一傳真傳送中傳送其他文件時,選取 [新增要傳送的文件] 核取方塊。

    當您在步驟 10 中按下[下一步]時,隨即顯示用於新增文件的畫面。

  7. 需要時選取 [附加封面頁] 核取方塊。

  8. 指定接收者。

    • 從 [電腦傳真電話簿] 選取接收者 (名稱、傳真號碼等):
      如果接收者已儲存在電話簿中,請執行下列步驟。
      按下 [電腦傳真電話簿] 索引標籤。
      從清單中選取接收者,然後按下 [新增]。
    • 從印表機的聯絡人中選取接收者 (名稱、傳真號碼等):
      如果接收者已儲存在印表機的聯絡人中,請執行下列步驟。
      按下 [印表機上的聯絡人] 索引標籤。
      從清單中選取聯絡人,並按下 [新增] 以繼續 [新增至收件人] 視窗。
      從顯示的清單中選取聯絡人,然後按下 [編輯]。
      根據需要加入如 [公司/團體] 和 [稱謂] 等個人資料,然後按下 [確定] 以回到 [新增至收件人] 視窗。
      根據需要,選取 [登錄於電腦傳真電話簿] 的核取方塊,將聯絡人儲存至 [電腦傳真電話簿]。
      按下 [確定]。
    • 請直接指定接收者 (名稱、傳真號碼等):
      請執行下列步驟。
      按下 [手動撥號] 索引標籤。
      輸入必需的資訊。
      按下 [新增]。
      此外,您可透過按下 [登錄至電話簿],將接收者儲存於 [電腦傳真電話簿] 索引標籤下方清單中。
      附註:
      • 如果印表機的 線路類型 設定為 [PBX] 且存取碼已設定為使用 # (井字號) 而非輸入精確的前置碼,請輸入 # (井字號)。詳細說明,請參考以下相關資訊 基本設定 中的 線路類型

      • 如果已在 FAX Utility 主畫面的 [選用設定] 中選取 [輸入兩次傳真號碼],那麼當您按下 [新增] 或[下一步]時,需要再次輸入相同的號碼。

    接收者即會新增至顯示在視窗上方的 [收件人清單] 中。

  9. 按一下 [發送選項] 索引標籤,進行傳送選項設定。

    • [傳輸模式]:
      選取印表機如何傳送文件。
      - [記憶體傳輸]:透過暫時儲存資料於印表機記憶體內來傳送傳真。如果您想要同時傳送一份傳真給多個接收者或從多台電腦傳送,請選取此項目。
      - [直接傳輸]:傳送傳真且不暫時儲存資料於印表機記憶體內。如果您想要傳送大量黑白色頁面,請選取此項目以避免由於印表機記憶體不足導致的錯誤。
    • [時間指定]
      選取 [指定傳輸時間] 以在特定時間傳送傳真,然後在 [傳輸時間] 內輸入時間。
  10. 按下[下一步]。

    • 當您選取 [新增要傳送的文件] 核取方塊後,遵循下列步驟以在 [文件合併] 視窗中新增文件。
      開啟您想要新增的文件,然後在[列印]視窗內選取同一個印表機(傳真機名稱)。文件被新增至 [待合併文件清單] 清單。
      按一下[預覽]以檢查合併的文件。
      按下[下一步]。
      附註:

      您已為首份文件選取的 [影像品質] 和 [彩色] 設定被套用於其他文件。

    • 當您選取 [附加封面頁] 核取方塊後,在 [封面頁設定] 視窗內指定封面內容。
      從 [封面頁] 清單內的範本中選取封面。請注意,沒有功能可用來建立原稿封面或將原稿封面新增至清單。
      輸入 [主旨] 和 [訊息]。
      按下[下一步]。
      附註:

      在 [封面頁設定] 視窗內,根據需要執行下列操作。

      • 如果要變更封面上項目的順序,請按下 [封面頁格式化]。您可以在 [紙張大小] 中選取封面大小。您也可以選取與所傳送文件大小不同的封面。

      • 如果要變更封面上文字使用的字型,請按下 [字型]。

      • 如果要變更傳送者資訊,請按下 [寄件人設定]。

      • 如果要查看包含您已輸入之主旨和訊息的封面,請按下 [詳細預覽]。

  11. 檢查傳輸內容並按下 [傳送]。

    傳送前,請確定接收者的名稱和傳真號碼正確無誤。按下 [預覽] 可預覽要傳送的封面及文件。

    傳送開始後,會出現顯示傳送狀態的視窗。

    附註:
    • 若要停止傳送,請選取資料,然後按下[取消] 。您也可以使用印表機的控制面板取消。

    • 如果在傳輸過程中發生錯誤,會出現 [連線錯誤] 視窗。請查看錯誤資訊並重新傳送。

    • 如果在 FAX Utility 主畫面的 [選用設定] 畫面中未選取 傳送時顯示傳真狀態監控,則 傳真狀態監控 畫面 (上文所述的您可以用來查看傳送狀態的畫面) 不會顯示。