با انتخاب نمابر چاپگر از منو چاپ برنامهای مانند Microsoft Word یا Excel، میتوانید دادههایی مانند سند، تصویر و جدول ایجاد شده را با برگه جلد منتقل کنید.
در توضیحات زیر از برنامه Microsoft Word به عنوان نمونه استفاده شده است. عملکرد واقعی ممکن است بر اساس برنامه مورد استفاده شما متفاوت باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر به راهنمای برنامه مراجعه کنید.
با استفاده از برنامه، سندی برای انتقال با نمابر ایجاد کنید.
شما میتوانید تا حداکثر 200 صفحه در حالت تکرنگ یا 100 صفحه در حالت رنگی شامل برگه جلد را در یک انتقال نمابر ارسال کنید.
روی چاپ در منو فایل کلیک کنید.
پنجره چاپ برنامه نمایش داده میشود.
XXXXX (FAX) (XXXXX نام چاپگرتان است) را از قسمت چاپگر انتخاب و سپس تنظیمات ارسال نمابر را بررسی کنید.
عدد 1 را در قسمت تعداد نسخهها وارد کنید. اگر عدد 2 یا بیشتر را مشخص کنید، نمابر ممکن است به درستی فرستاده نشود.
با کلیک کردن روی گزینه مشخصات چاپگر یا مشخصات میتوانید Paper Size، Orientation، Color، Image Quality یا Character Density را تعیین کنید.
اطلاعات بیشتر را میتوانید از راهنمای درایور PC-FAX کسب کنید.
روی چاپ کلیک کنید.
هنگام استفاده از قابلیت FAX Utility در نخستین نوبت، پنجرهای برای ثبت اطلاعات نمایش داده میشود. اطلاعات ضروری را وارد کنید و سپس روی OK کلیک کنید.
Recipient Settings صفحه FAX Utility نمایش داده میشود.
هنگامی که در نظر دارید سایر اسناد را در همان انتقال نمابر ارسال نمایید، کادر علامتگذاری Add documents to send را انتخاب کنید.
وقتی روی گزینه بعدی در مرحله 10 کلیک کنید، صفحه اضافه کردن اسناد نمایش داده میشود.
در صورت نیاز، کادر علامتگذاری Attach a cover sheet را انتخاب کنید.
یک گیرنده مشخص کنید.
روی زبانه PC-FAX Phone Book کلیک کنید.
گیرنده را از لیست انتخاب نمایید و بر روی Add کلیک کنید.
روی زبانه Contacts on Printer کلیک کنید.
مخاطبین را از لیست موجود برگزینید و با انتخاب Add به پنجره Add to Recipient بروید.
گزینه مخاطبین را از لیست انتخاب نمایید و سپس بر روی Edit کلیک کنید.
اکنون اطلاعات شخصی از قبیل Company/Corp. و Title را حسب ضرورت وارد کنید و با کلیک کردن بر روی گزینه OK به پنجره Add to Recipient بازگردید.
در صورت نیاز، کادر علامتگذاری Register in the PC-FAX Phone Book را برای ذخیره کردن مخاطبین در PC-FAX Phone Book علامت بزنید.
روی گزینه OK کلیک کنید.
روی زبانه Manual Dial کلیک کنید.
اطلاعات ضروری را وارد کنید.
روی گزینه Add کلیک کنید.
اگر نوع خط چاپگر بر روی PBX تنظیم شده باشد و کد دسترسی طوری تنظیم شده باشد که از # (هشتگ) به جای وارد کردن کد پیشوند دقیق استفاده کند، باید # (هشتگ) را وارد کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، نوع خط را در تنظیمات اصلی از طریق پیوند اطلاعات مرتبط در زیر مشاهده کنید.
اگر Enter fax number twice را در Optional Settings در صفحه اصلی FAX Utility انتخاب کرده باشید، باید همان شماره را دوباره در هنگام کلیک کردن بر روی Add یا بعدی وارد کنید.
گیرنده به Recipient List در قسمت بالای پنجره افزوده میشود.
روی زبانه Sending options کلیک کنید و تنظیمات گزینه انتقال را اعمال نمایید
جهت دریافت اطلاعات مربوط به اضافه کردن نمابرهای اختیاری به چاپگر، بخش زیر را ببنید.
ارسال اسناد ایجاد شده در یک برنامه از طریق یک بورد نمابر اختیاری (Windows)
روى گزینه بعدی کلیک کنید.
سندی که مایلید اضافه کنید را باز کنید و سپس همان چاپگر (نام نمابر) را در پنجره چاپ انتخاب نمایید. سند به لیست Document List to Merge اضافه میشود.
برای پیشنمایش سند ادغام شده روی گزینه پیشنمایش کلیک کنید.
روى گزینه بعدی کلیک کنید.
تنظیمات Image Quality و Color که برای اولین سند انتخاب کردید، برای سایر اسناد نیز اعمال میشوند.
یک برگه جلد از نمونههای لیست Cover Sheet انتخاب کنید. توجه داشته باشید که عملکردی برای ایجاد برگه جلد اصلی یا افزودن برگه جلد اصلی به فهرست وجود ندارد.
گزینههای Subject و Message را وارد کنید.
روى گزینه بعدی کلیک کنید.
موارد زیر را حسب نیاز در Cover Sheet Settings اعمال کنید.
اگر میخواهید ترتیب موارد را در برگه جلد تغییر دهید، روی Cover Sheet Formatting کلیک کنید. میتوانید اندازه برگه جلد را در Paper Size انتخاب کنید. میتوانید برگه جلد با اندازه متفاوت از سند در حال انتقال نیز انتخاب کنید.
اگر میخواهید فونت متن برگه جلد را تغییر دهید، روی Font کلیک کنید.
اگر میخواهید اطلاعات فرستنده را تغییر دهید، روی Sender Settings کلیک کنید.
اگر میخواهید موضوع و پیام وارد شده در برگه جلد را بررسی کنید، روی Detailed Preview کلیک کنید.
محتوای انتقال را بررسی و روی Send کلیک کنید.
پیش از فرستادن نمابر از درستی نام و شماره نمابر گیرنده مطمئن شوید. برای مشاهده پیش-نمایش برگه جلد و سندی که قرار است فرستاده شود، روی Preview کلیک کنید.
با شروع فرآیند ارسال، پنجره نشان دهنده وضعیت انتقال ظاهر میشود.
برای متوقف کردن فرآیند انتقال، داده را انتخاب و روی لغو 
کلیک کنید. میتوانید عملیات لغو را از پانل کنترل چاپگر نیز انجام دهید.
اگر در جریان انتقال خطایی رخ دهد، پنجره Communication error ظاهر میشود. اطلاعات خطا را بررسی و برای ارسال دوباره اقدام کنید.
صفحه Fax Status Monitor (صفحهای که در آن میتوانید وضعیت انتقال را بررسی کنید) نمایش داده نمیشود، اگر Display Fax Status Monitor During Transmission در صفحه Optional Settings مربوط به صفحه اصلی FAX Utility انتخاب نشده باشد.