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使用應用程式傳送建立的文件 (Windows)

透過從應用程式（如 Microsoft Word 或 Excel）的[列印]功能表選取印表機傳真，您可以直接傳送如文件、繪圖及表格等您建立的資料，封面也包括在內。

附註：

下列步驟以 Microsoft Word 為例進行說明。實際操作方式可能會因您使用的應用程式而有所不同。詳細說明，請參考應用程式的說明。

使用應用程式建立要透過傳真傳送的文件。
從[檔案]功能表按下[列印]。

應用程式的[列印]視窗會出現。
在[印表機]中選取 [XXXXX (FAX)]（其中 XXXXX 是您的印表機名稱），然後檢查傳真傳送設定。
- 在[份數]中指定 [1]。如果您指定 [2] 或更多份，可能無法正確傳送傳真。
- 您單次傳輸傳真最多可傳送 100 頁。
如果要指定 [Paper Size]、[Orientation]、[Color]、[Image Quality] 或 [Character Density]，請按下[印表機內容]或[內容]。

詳細說明，請參考 PC-FAX 驅動程式說明。
按下[列印]。

附註：

第一次使用 FAX Utility 時，會顯示一個視窗供您登錄資訊。輸入必需的資訊，然後按下 [OK]。

FAX Utility 的 [Recipient Settings] 畫面會隨即顯示。
當您想在同一傳真傳送中傳送其他文件時，選取 [Add documents to send] 核取方塊。

當您在步驟 9 中按下[下一步]時，隨即顯示用於新增文件的畫面。
需要時選取 [Attach a cover sheet] 核取方塊。
指定接收者。
- 從 [PC-FAX Phone Book] 選取接收者（名稱、傳真號碼等）：
  
  如果接收者已儲存在電話簿中，請執行下列步驟。
  
  按下 [PC-FAX Phone Book] 索引標籤。
  
  從清單中選取接收者，然後按下 [Add]。
- 從印表機的聯絡人中選取接收者（名稱、傳真號碼等）：
  
  如果接收者已儲存在印表機的聯絡人中，請執行下列步驟。
  
  按下 [Contacts on Printer] 索引標籤。
  
  從清單中選取聯絡人，並按下 [Add] 以繼續 [Add to Recipient] 視窗。
  
  從顯示的清單中選取聯絡人，然後按下 [Edit]。
  
  根據需要加入如 [Company/Corp.] 和 [Title] 等個人資料，然後按下 [OK] 以回到 [Add to Recipient] 視窗。
  
  根據需要，選取 [Register in the PC-FAX Phone Book] 的核取方塊，將聯絡人儲存至 [PC-FAX Phone Book]。
  
  按下 [OK]。
- 請直接指定接收者（名稱、傳真號碼等）：
  
  請執行下列步驟。
  
  按下 [Manual Dial] 索引標籤。
  
  輸入必需的資訊。
  
  按下 [Add]。
  
  此外，您可透過按下 [Save to Phone Book]，將接收者儲存於 [PC-FAX Phone Book] 索引標籤下方清單中。
  附註：
  - 如果印表機的線路類型設定為 [PBX] 且存取碼已設定為使用 #（井字號）而非輸入精確的前置碼，請輸入 #（井字號）。詳細說明，請參考以下相關資訊基本設定中的線路類型。
  - 如果已在 FAX Utility 主畫面的 [Optional Settings] 中選取 [Enter fax number twice]，那麼當您按下 [Add] 或[下一步]時，需要再次輸入相同的號碼。
接收者即會新增至顯示在視窗上方的 [Recipient List] 中。
按下[下一步]。
- 當您選取 [Add documents to send] 核取方塊後，遵循下列步驟以在 [Document Merging] 視窗中新增文件。
  
  開啟您想要新增的文件，然後在[列印]視窗內選取同一個印表機（傳真機名稱）。文件被新增至 [Document List to Merge] 清單。
  
  按下[預覽] 以檢查合併的文件。
  
  按下[下一步]。
  
  附註：
  
  您已為首份文件選取的 [Image Quality] 和 [Color] 設定被套用於其他文件。
- 當您選取 [Attach a cover sheet] 核取方塊後，在 [Cover Sheet Settings] 視窗內指定封面內容。
  
  從 [Cover Sheet] 清單內的範本中選取封面。請注意，沒有功能可用來建立原稿封面或將原稿封面新增至清單。
  
  輸入 [Subject] 和 [Message]。
  
  按下[下一步]。
  附註：
  在 [Cover Sheet Settings] 中根據需要進行下列設定。
  - 如果要變更封面上項目的順序，請按下 [Cover Sheet Formatting]。您可以在 [Paper Size] 中選取封面大小。您也可以選取與所傳送文件大小不同的封面。
  - 如果要變更封面上文字使用的字型，請按下 [Font]。
  - 如果要變更傳送者資訊，請按下 [Sender Settings]。
  - 如果要查看包含您已輸入之主旨和訊息的封面，請按下 [Detailed Preview]。
檢查傳輸內容並按下 [Send]。

傳送前，請確定接收者的名稱和傳真號碼正確無誤。按下 [Preview] 可預覽要傳送的封面及文件。

傳送開始後，會出現顯示傳送狀態的視窗。
附註：
- 若要停止傳送，請選取資料，然後按下[取消] 。您也可以使用印表機的控制面板取消。
- 如果在傳輸過程中發生錯誤，會出現 [Communication error] 視窗。請查看錯誤資訊並重新傳送。
- 如果在 FAX Utility 主畫面的 [Optional Settings] 畫面中未選取 Display Fax Status Monitor During Transmission，則 Fax Status Monitor 畫面（上文所述的您可以用來查看傳送狀態的畫面）不會顯示。