Selezionando una stampante fax dal menu Stampa di un’applicazione come Microsoft Word o Excel, è possibile trasmettere direttamente dati creati come documenti, disegni e tabelle con una pagina di copertina.
La seguente descrizione utilizza come esempio Microsoft Excel. L’effettiva procedura può variare in base all’applicazione utilizzata. Per ulteriori informazioni, consultare la guida dell’applicazione.
Utilizzando un’applicazione, creare un documento da trasmettere via fax.
È possibile inviare fino a 200 pagine monocromatiche o 100 pagine a colori compresi fogli di copertina in una sola trasmissione fax.
Fare clic su Stampa dal menu File.
Viene visualizzata la finestra di Stampa dell’applicazione.
Selezionare XXXXX (FAX) (dove XXXXX è il nome della stampante in uso) in Stampante, quindi verificare le impostazioni di invio del fax.
Specificare 1 in Numero di copie. Se si specifica 2 o un valore superiore, i fax potrebbero non essere inviati correttamente.
Fare clic su Proprietà stampante o Proprietà se si desidera specificare Formato carta, Orientamento, Colore, Qualità o Densità carattere.
Per ulteriori informazioni, consultare la guida del driver PC-FAX.
Fare clic su Stampa.
Quando si usa FAX Utility per la prima volta, viene visualizzata una finestra di registrazione delle informazioni personali. Inserire le informazioni necessarie, quindi fare clic su OK.
Viene visualizzata la schermata Impostazioni destinatario di FAX Utility.
Se si desidera inviare altri documenti nella stessa trasmissione fax, selezionare la casella di controllo Aggiungi doc. da inviare.
La schermata per l’aggiunta di documenti viene visualizzata quando si fa clic su Avanti nel passaggio 10.
Se necessario, selezionare la casella di controllo Applica una copertina.
Specificare un destinatario.
Fare clic sulla scheda Rubrica PC-FAX.
Selezionare il destinatario dall’elenco e fare clic su Aggiungi.
Fare clic sulla scheda Contatti su stampante.
Selezionare i contatti dall’elenco e fare clic su Aggiungi per visualizzare la finestra Aggiungi a Destinatario.
Selezionare i contatti dall’elenco visualizzato, quindi fare clic su Modifica.
Aggiungere i dati personali quali Società/Azienda e Titolo in base alle esigenze, quindi fare clic su OK per tornare alla finestra Aggiungi a Destinatario.
Se necessario, selezionare la casella di controllo di Registra in Rubrica PC-FAX per salvare i contatti su Rubrica PC-FAX.
Fare clic su OK.
Fare clic sulla scheda Composizione Manuale.
Inserire le informazioni necessarie.
Fare clic su Aggiungi.
Se Tipo di linea della stampante è impostato su PBX e il codice di accesso è stato configurato per l’inserimento di # (cancelletto) al posto del prefisso esatto, inserire # (cancelletto). Per maggiori informazioni, consultare Tipo di linea in Impostazioni base nelle informazioni correlate qui sotto.
Se è stato selezionato Immettere due volte il numero fax nelle Impostazioni opzionali sulla schermata principale di FAX Utility, è necessario inserire nuovamente lo stesso numero quando si fa clic su Aggiungi o Avanti.
Il destinatario viene aggiunto all’Elenco destinatari visualizzato nella parte superiore della finestra.
Fare clic sulla scheda Opzioni di invio e configurare le impostazioni per le opzioni di trasmissione
Vedere quanto segue per informazioni sull’aggiunta di fax opzionali alla stampante.
Invio di documenti creati in un’applicazione utilizzando una scheda di fax opzionale (Windows)
Fare clic su Avanti.
Aprire un documento che si desidera aggiungere, quindi selezionare la stessa stampante (nome fax) nella finestra Stampa. Il documento viene aggiunto all’elenco Elenco di documenti da unire.
Fare clic su Anteprima per verificare il documento unito.
Fare clic su Avanti.
Le impostazioni Qualità e Colore selezionate per il primo documento vengono applicate agli altri documenti.
Selezionare una copertina tra i campioni nell’elenco Copertina. Nota: non è disponibile una funzione per creare una pagina di copertina originale o per aggiungere una pagina di copertina originale all’elenco.
Inserire Oggetto e Messaggio.
Fare clic su Avanti.
Impostare quanto segue come necessario in Impostazioni copertina.
Fare clic su Formattazione copertina se si desidera modificare l’ordine delle voci sulla pagina di copertina. È possibile selezionare il formato della pagina di copertina in Formato carta. Inoltre, è possibile selezionare una pagina di copertina con un formato diverso da quello del documento da inviare.
Fare clic su Font se si desidera modificare il font utilizzato per il testo della pagina di copertina.
Fare clic su Impostazioni mittente se si desidera modificare le informazioni relative al mittente.
Fare clic su Antep. dettaglio se si desidera verificare la pagina di copertina con l’oggetto e il messaggio inseriti.
Verificare i contenuti della trasmissione e fare clic su Invia.
Accertarsi che il nome e il numero di fax del destinatario siano corretti prima di procedere con la trasmissione. Fare clic su Anteprima per visualizzare in anteprima la pagina di copertina e il documento da inviare.
Una volta avviata la trasmissione, appare una finestra che indica lo stato dell’invio.
Per interrompere la trasmissione, selezionare i dati e fare clic su Annulla 
. È possibile annullare l’invio anche tramite il pannello di controllo della stampante.
Se si verifica un errore durante la trasmissione, appare la finestra Errore di comunicazione. Verificare le informazioni sull’errore e ripetere l’invio.
La schermata Monitor Stato Fax (la schermata sopra citata in cui è possibile verificare lo stato della trasmissione) non viene visualizzata se Visualizza Monitor Stato Fax durante la trasmissione non è selezionato nella schermata Impostazioni opzionali della schermata principale della FAX Utility.