Задайте общую сетевую папку для сохранения отсканированных изображений и факсов.
При сохранении файла в папку принтер выполняет вход от имени пользователя компьютера, на котором была создана эта папка.
При создании общей сетевой папки также необходимо, чтобы была настроена сеть MS.