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使用應用程式傳送建立的文件 (Windows)

透過從應用程式 (如 Microsoft Word 或 Excel) 的[列印]功能表選取印表機傳真，您可以直接傳送如文件、繪圖及表格等您建立的資料，封面也包括在內。

附註：

下列步驟以 Microsoft Word 為例進行說明。實際操作方式可能會因您使用的應用程式而有所不同。詳細說明，請參考應用程式的說明。

  1. 使用應用程式建立要透過傳真傳送的文件。

  2. 從[檔案]功能表按下[列印]。

    應用程式的[列印]視窗會出現。

  3. 在[印表機]中選取 [XXXXX (FAX)] (其中 XXXXX 是您的印表機名稱)，然後檢查傳真傳送設定。

    • 在[份數]中指定 [1]。如果您指定 [2] 或更多份，可能無法正確傳送傳真。
    • 您無法使用如[列印至檔案]這類會變更輸出連接埠的功能。
    • 透過一次傳送傳真的過程，包括封面在內，您最多可以傳送 100 頁。

  4. 如果要指定 [Paper Size]、[Orientation]、[Color]、[Image Quality] 或 [Character Density]，請按下[印表機內容]或[內容]。

    詳細說明，請參考 PC-FAX 驅動程式說明。

  5. 按下[列印]。

    附註：

    第一次使用 FAX Utility 時，會顯示一個視窗供您登錄資訊。輸入必需的資訊，然後按下 [OK]。FAX Utility 在內部會使用 [Nickname] 來管理傳真工作。其他資訊會自動新增至封面。

    [Recipient Settings] FAX Utility 的畫面會隨即顯示。

  6. 指定接收者並按下[下一步]。

    • 從 [PC-FAX Phone Book] 選取接收者 (名稱、傳真號碼等)：
      如果接收者已儲存在電話簿中，請執行下列步驟。
      按下 [PC-FAX Phone Book] 索引標籤。
      從清單中選取接收者，然後按下 [Add]。
    • 從印表機的聯絡人中選取接收者 (名稱、傳真號碼等)：
      如果接收者已儲存在印表機的聯絡人中，請執行下列步驟。
      按下 [Contacts on Printer] 索引標籤。
      從清單中選取聯絡人，並按下 [Add] 以繼續 [Add to Recipient] 視窗。
      從顯示的清單中選取聯絡人，然後按下 [Edit]。
      根據需要加入如 [Company/Corp.] 和 [Title] 等個人資料，然後按下 [OK] 以回到 [Add to Recipient] 視窗。
      根據需要，選取 [Register in the PC-FAX Phone Book] 的核取方塊，將聯絡人儲存至 [PC-FAX Phone Book]。
      按下 [OK]。
    • 請直接指定接收者 (名稱、傳真號碼等)：
      請執行下列步驟。
      按下 [Manual Dial] 索引標籤。
      輸入必需的資訊。
      按下 [Add]。
      此外，您可透過按下 [Save to Phone Book]，將接收者儲存於 [PC-FAX Phone Book] 索引標籤下方清單中。
      附註：

      • 如果印表機的 線路類型 設定為 [PBX] 且存取碼已設定為使用 # (井字號) 而非輸入精確的前置碼，請輸入 # (井字號)。詳細說明，請參考以下相關資訊 基本設定 中的 線路類型。

      • 如果已在 FAX Utility 主畫面的 [Optional Settings] 中選取 [Enter fax number twice]，當您按下 [Add] 或 [下一步] 時，需要再次輸入相同的號碼。

    接收者即會新增至顯示在視窗上方的 [Recipient List] 中。

  7. 指定封面的內容。

    若要附加封面，請從 [Cover Sheet] 中選取其中一個範例。輸入 [Subject] 與 [Message]。請注意，沒有功能可用來建立原稿封面或將原稿封面新增至清單。

    如果您不想附加封面，請從 [Cover Sheet] 選取 [No cover sheet]。

    如果要變更封面上項目的順序，請按下 [Cover Sheet Formatting]。您可以在 [Paper Size] 中選取封面大小。您也可以選取與所傳送文件大小不同的封面。

    如果要變更封面上文字使用的字型，請按下 [Font]。

    如果要變更傳送者資訊，請按下 [Sender Settings]。

    如果要查看包含您已輸入之主旨和訊息的封面，請按下 [Detailed Preview]。

    按下[下一步]。

  8. 檢查傳輸內容並按下 [Send]。

    傳送前，請確定接收者的名稱和傳真號碼正確無誤。按下 [Preview] 可預覽要傳送的封面及文件。

    傳送開始後，會出現顯示傳送狀態的視窗。

    附註：

    • 若要停止傳送，請選取資料，然後按下[取消] 。您也可以使用印表機的控制面板取消。

    • 如果在傳輸過程中發生錯誤，會出現 [Communication error] 視窗。請查看錯誤資訊並重新傳送。

    • 如果在 FAX Utility 主畫面的 [Optional Settings] 畫面中未選取 Display Fax Status Monitor During Transmission，則 Fax Status Monitor 畫面 (上文所述的您可以用來查看傳送狀態的畫面) 不會顯示。

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