/ Kutuma Faksi / Kutuma Faksi Kutoka kwa Kompyuta / Kutuma Nyaraka Zilizoundwa kwa Kutumia Programu-tumizi (Windows)

Kutuma Nyaraka Zilizoundwa kwa Kutumia Programu-tumizi (Windows)

Kwa kuteua faksi ya kichapishi kutoka kwenye menyu ya Kuchapisha ya programu-tumizi kama Microsoft Word au Excel, unaweza kusambaza data moja kwa moja kama vile nyaraka, michoro, na majedwali uliyoyaunda, kwa laha la jalada.

Kumbuka:

Ufafanumuzi ufuatao hutumia Microsoft Word kama mfano. Operesheni halisi inaweza kutofautiana kulingana na programu-tumizi unayotumia. Kwa maelezo, angalia msaada wa programu-tumizi.

  1. Kutumia programu-tumizi, huunda waraka na kusambaza kwa faksi.

  2. Bofya Kuchapisha kutoka kwenye menyu ya Faili.

    Dirisha la programu-tumizi la Kuchapisha hutokea.

  3. Teua XXXXX (FAX) (ambapo XXXXX ni jina la kichapishi chako) kwenye Kichapishi, na kisha ukague mipangilio ya kutuma faksi.

    • Bainisha 1 kwenye Idadi ya nakala. Huenda faksi isisambazwe sahihi iwapo utabainisha 2 au zaidi.
    • Unaweza kusanidi hadi kurasa 100 katika usambazaji mmoja wa faksi.

  4. Bofya Sifa za Kichapishi au Sifa iwapo unataka kubainisha Paper Size, Orientation, Color, Image Quality, au Character Density.

    Kwa maelezo, angalia msaada wa kiendeshi cha PC-FAX.

  5. Bofya Chapisha.

    Kumbuka:

    Unapotumia FAX Utility kwa mara ya kwanza, dirisha la kusajili maelezo yako linaonyeshwa. Ingiza maelezo yanayofaa, na kisha ubofye OK.

    Skrini Recipient Settings ya FAX Utility inaonyeshwa.

  6. Wakati unataka kutuma nyaraka zingine katika uhamishaji mmoja wa faksi, teua kisanduku cha kuteua cha Add documents to send.

    Skrini ya kuongeza nyaraka inaonyeshwa unapobofya Endelea katika hatua ya 9.

  7. Chagua kisanduku cha kuteua cha Attach a cover sheet ikiwa ni muhimu.

  8. Bainisha mpokeaji.

    • Kuteua mpokeaji (jina, nambari ya faksi na kadhalika) kutoka PC-FAX Phone Book:
      Iwapo mpokeaji amehifadhiwa kwenye kitabu cha simu, chukua hatua zilizo hapa chini.
      Bofya kichupo cha PC-FAX Phone Book.
      Teua mpokeaji kutoka kwenye orodha na ubofye Add.
    • Kuteua mpokeaji (jina, nambari ya faksi na kadhalika) kutoka kwenye waasiliani katika kichapishi:
      Iwapo mpokeaji amehifadhiwa kwenye waasiliani katika kichapishi, chukua hatua zilizo hapa chini.
      Bofya kichupo cha Contacts on Printer.
      Teua waasiliani kutoka kwenye orodha na ubofye Add ili kuendelea kwenye dirisha la Add to Recipient.
      Teua mpokeaji kutoka kwenye orodha iliyoonyeshwa, na kisha ubofye Edit.
      Ongeza data ya kibinafsi kama vile Company/Corp. na Title iwezekanavyo, na kisha ubofye OK ili kurudi kwenye dirisha la Add to Recipient.
      Kama inavyohitajika, teua kikasha cha kuteua cha Register in the PC-FAX Phone Book ili kuhifadhi waasiliani kwenye PC-FAX Phone Book.
      Bofya OK.
    • Bainisha mpokeaji (jina, nambari ya faksi na kadhalika) moja kwa moja:
      Fanya hatua zilizo hapa chini.
      Bofya kichupo cha Manual Dial.
      Ingiza maelezo yanayofaa.
      Bofya Add.
      Zaidia ya hayo, kwa kubofya Save to Phone Book, unaweza kuhifadhi mpokeaji kwenye orodha chini ya kichupo cha PC-FAX Phone Book.
      Kumbuka:

      • Iwapo Aina ya Laini ya kichapishi chako imewekwa kwa PBX na msimbo wa ufikiaj umewekwa kwa # (hashi) badala ya kuingiza msimbo halisi wa kiambishi awali, ingiza # (hashi). Kwa maelezo, angalia Aina ya Laini kwenye Mipangilio Msingi kutoka kwenye kiungo cha maelezo husiani hapa chini.

      • Iwapo umeteua Enter fax number twice kwenye Optional Settings katika skrini kuu ya FAX Utility, unahitaji kuingiza nambari hiyo tena unapobofya Add au Endelea.

    Mpokeaji anaongezwa kwenye Recipient List iliyoonyeshwa sehemu ya juu ya dirisha.

  9. Bofya Ifuatayo.

    • Wakati umeteua kisanduku cha kuteua cha Add documents to send fuata hatua zifuatazo ili kuongeza nyaraka kwenye dirisha la Document Merging.
      Fungua waraka unaotaka kuongeza, kisha uteua kichapishi kile (jina la faksi) kwenye kidirisha cha Kuchapisha. Waraka unaongezwa kwenye orodha ya Document List to Merge.
      Bofya Uhakiki ili kuangalia waraka uliounganishwa.
      Bofya Ifuatayo.
      Kumbuka:

      Mipangilio ya Image Quality na Color ambayo umechagua kwa ajili ya waraka wa kwanza inatumika kwa nyaraka zote.

    • Wakati umeteua kisanduku cha kuteua cha Attach a cover sheet bainisha maudhui kwenye laha la jalada kwenye dirisha la Cover Sheet Settings.
      Teua laha la jalada kutoka kwenye sampuli zilizo katika orodha ya Cover Sheet. Kumbuka kuwa hakuna kitendaji cha kuunda laha asili la jalada au kuongeza laha asili la jalada kwenye orodha.
      Ingiza Subject na Message.
      Bofya Ifuatayo.
      Kumbuka:

      Weka ifuatayo inavyohitajika kwenye Cover Sheet Settings.

      • Bofya Cover Sheet Formatting iwapo unataka kubadilisha utaratibu wa vipengee kwenye laha la jalada. Unaweza kuteua ukubwa wa laha la jalada kwenye Paper Size. Pia unaweza kuteua laha la jalada kwa ukubwa tofauti kwenye waraka unaosambazwa.

      • Bofya Font iwapo unataka kubadilisha fonti iliyotumika kwa matini kwenye laha la jalada.

      • Bofya Sender Settings iwapo unataka kubadilisha maelezo ya mtumaji.

      • Bofya Detailed Preview iwapo unataka kuangalia laha la jalada lililo na mada pamoja na ujumbe ulioingiza.

  10. Angalia maudhui ya usambazaji na ubofye Send.

    Hakikisha jina pamoja na nambari ya faksi ya mpokeaji ni sahihi kabla ya usambazaji. Bofya Preview ili kuhakiki laha la jalada na waraka wa kusambaza.

    Pindi usambazaji unapoanza, dirisha linaloonyesha hali ya usambazaji huonekana.

    Kumbuka:

    • Ili kusitisha usambazaji, teua data, na ubofye Katisha . Pia unaweza kukatisha paneli dhibiti ya kichapishi.

    • Iwapo kosa litatokea wakati wa usambazaji, dirisha la Communication error huonekana. Angalia maelezo ya kosa na usambaze upya.

    • Skrini ya Fax Status Monitor (skrini iliyotajwa hapo juu ambapo unaweza kuangalia hali ya usambazaji) haionyeshwi iwapo Display Fax Status Monitor During Transmission haijateuliwa kwenye skrini ya Optional Settings ya skrini kuu ya FAX Utility.

Maelezo Husika